Tijdelijke management assistent/secretaresse (m/v/x)

Opdrachtcontext
Voor een tijdelijke en afgebakende opdracht binnen onze organisatie zoeken wij een ervaren zelfstandig management assistent/secretaresse (ZZP). De opdracht vraagt om een professional die op eigen verantwoordelijkheid secretariële en organisatorische ondersteuning levert binnen de afdeling Programmaondersteuning.

Je voert de werkzaamheden uit zonder gezagsverhouding, met ruimte voor eigen professionele invulling, binnen de afgesproken kaders, resultaten en deadlines.

Doel van de opdracht
Het leveren van hoogwaardige secretariële en organisatorische ondersteuning aan beleidsmedewerkers en programmaleiders, zodat programma’s en bijeenkomsten tijdig, efficiënt en zorgvuldig worden voorbereid en uitgevoerd gedurende de looptijd van de opdracht.

Werkzaamheden

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor onder meer:

Beheren van en werken vanuit gedeelde mailboxen, inclusief afstemming met andere programmaondersteuners

Agendabeheer voor programmaleiders en beleidsmedewerkers

Coördineren en plannen van interne en externe afspraken

Vergaderondersteuning, waaronder:

Tijdige verzending van agenda’s en stukken

Organisatie van facilitaire randvoorwaarden (ruimte, notulist, lunch)

Administratie van commissies en deelnemers

Ondersteuning bij (digitale en hybride) expertmeetings en evenementen (30–100 deelnemers):

Opzetten en beheren van eventpagina’s in Momice

Beheer van genodigden- en deelnemerslijsten

Ondersteuning tijdens evenementen (bijv. ontvangst deelnemers)

Zelfstandig schakelen tussen diverse ICT-systemen, waaronder:

Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint)

Uitvoeren van administratieve en organisatorische werkzaamheden ter ondersteuning van beleidsmedewerkers en programmaleiders

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, facilitaire en secretariële vragen binnen de opdracht