Specialist begraafplaatsenadministratie

Opdrachtomschrijving

De gemeente huurt sinds medio 2021 een specialist begraafplaatsenadministratie in. Het contract is 31-12-2022 afgelopen. De gemeente wil in ieder geval voor een periode van 12 maanden tot 1-2-2024 blijven inhuren, zodat de gemeente de tijd heeft om het team begraafplaatsenadministratie verder te professionaliseren. Daartoe moet Key2begraven goed worden ingericht, de medewerkers verder worden opgeleid, de begraafplaatsen gedigitaliseerd, digitaal werken ingevoerd en de achterstanden worden weggewerkt. De achterstand is als volgt:

• Er zijn circa 690 graven waarvan de rechthebbende overleden is. De rechthebbenden moeten  worden achterhaald.
• Er zijn circa 811 graven waarvan de graftermijn verlopen is. Dit zijn termijnen vanuit ‘vroeger’ tot en met 2021. Deze graven moeten aangeschreven worden. Dit betreft met name oudere graven die al langere tijd zijn verlopen.
• Er zijn nog 346 graven die volgens de administratie geruimd kunnen worden. Van deze graven moet gecontroleerd worden of er een afstandsverklaring aanwezig is, voor ze daadwerkelijk geruimd kunnen worden.
• Er zijn circa 480 graven waar al afstand van is gedaan en die geruimd mogen worden. Deze afstandsverklaringen dienen gecontroleerd te worden. Daarnaast dient er een bevestiging te komen aan de rechthebbenden dat het graf is vervallen aan de gemeente en dat het (bovengronds) geruimd gaat worden.
• Begraafplaatsen Oudeschans en Veelerveen staan heel summier in de digitale administratie. Graven, termijnen en overledenen dienen nog opgevoerd te worden.
• De vrije graven staan niet in de administratie. Deze dienen nog opgevoerd te worden. Zo is duidelijk welk graf er uitgegeven kan worden bij een begrafenis en heb je in één systeem inzichtelijk hoeveel vrije graven er nog zijn.
• Er zijn 384 graven die de status ‘reservering graflocatie’ hebben. Van een deel is de termijn verlopen, de rechthebbende overleden of is de registratie niet volledig. De graven en hun belangstelling dient achterhaald te worden.
• Door een fout in de conversie van de digitale administratie in 2018 zijn er circa 220 graven op naam van één persoon gekomen. Dit moet opgelost worden.
• Er is een lijst met circa 200 graven die geruimd zijn. Dit moet nog worden verwerkt in de begraafplaatsadministratie.

Kandidaatomschrijving

De kandidaat dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:Persoonlijke kenmerken:

Accuraatheid, sociaal, flexibel, technisch inzicht, zelfstandig en communicatief vaardig. De kandidaat dient ruimtelijk inzicht te hebben, om de gebruiksoppervlakte correct te kunnen bepalen. De kandidaat moet in staat zijn om kennis van de Key2begraven en begraafplaatsenadministratie over te dragen aan medewerkers van de gemeente. Ook moet de kandidaat in staat zijn om het werk onderling te kunnen verdelen en coördineren.