Informatiebeheer

Opdrachtomschrijving

Bij DG Herstel Toeslagen ondersteun je de informatiemanager en projectleider informatiehuishouding bij het aanbrengen van structuur in de documentstromen en het borgen van een robuuste informatiehuishouding. In deze functie draag je bij aan het opzetten en onderhouden van een centrale, gestructureerde archiefomgeving, zodat alle documenten op een uniforme, conforme en duurzame wijze worden beheerd. 

• Documentarchivering en metadatering:
o Inrichten en beheren van een centrale archiefomgeving volgens vastgestelde (en indien nodig zelf ontwikkelde) kaders en richtlijnen.
o Zorgen voor een systematische registratie, metadatering en correcte opslag van documenten, zodat deze altijd snel en betrouwbaar toegankelijk zijn.
o Periodiek zorgdragen voor de archivering van documenten uit samenwerkingsruimten in het archiefsysteem Digidoc en andere vergelijkbare
systemen.

• Kwaliteitsbewaking en conformeren aan wet- en regelgeving:
o Bijhouden procesregistratie inclusief procesmetadata
o Invoeren en uitvoeren van regelmatige kwaliteitscontroles, zodat de informatiehuishouding voldoet aan de eisen van de Archiefwet, AVG, BIO/NIS2 en andere relevante normen.
o Signaleren van knelpunten en doen van concrete verbetervoorstellen.

• Samenwerking en ketenbeheer:
o Afstemmen met interne belanghebbenden (zoals CDIO, CIO-Office en andere afdelingen) en externe ketenpartners over de ordening, classificatie en overdracht van informatie.
o Ontwikkelen van maatwerkoplossingen die aansluiten op de tactische standaarden,
maar ruimte bieden voor lokale aanpassingen.

• Kennisbeheer en interne ondersteuning:
o Ondersteunen van de organisatie bij de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers om kennisverlies te minimaliseren en continuïteit te waarborgen.
o Initiëren en begeleiden van trainingen en bewustwordingscampagnes op het gebied van informatiebeheer.

• Rapportage en verbetering:
o Opzetten van een periodiek rapportagesysteem dat de status van de informatiehuishouding inzichtelijk maakt voor zowel interne als externe
belanghebbenden.
o Actief bijdragen aan een feedbackmechanisme, zodat praktijkervaringen worden vertaald naar verbeteringen in de vastgestelde standaarden.

Opdrachtgever
Ministerie van Financiën, DG Herstel, Bureau Stafondersteuning.

Project
Informatiehuishouding op orde binnen DG Herstel en de samenwerkingspartners.

Competenties

• Je bent communicatief sterk
• Zelfstandig
• Een echte verbinder die collega's weet te enthousiasmeren voor een gestructureerde aanpak.