Secretaresse

Ben jij de spin in het web die ervoor zorgt dat het domeinsecretariaat soepel draait ? En ben je daarnaast secuur, communicatief vaardig en werk je graag in teamverband ? Lees dan snel verder.

Wie zijn wij
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten.
Binnen het domein BDV is het team office support (TOS) verantwoordelijk voor de volgende taken:
 

• Het bieden van secretariële ondersteuning aan de diverse managementteams, de directie en het college van Gedeputeerde Staten (GS);
• Het uitvoeren van interne controle werkzaamheden, het daarover rapporteren en het doen van aanbevelingen dienaangaande;
• Het vervullen van de secretaristaken ten behoeve van het MT BDV en het portefeuillehouders-overleg financiën en organisatie;
• Het invulling geven aan kwaliteitsmanagement binnen het domein, gericht op het bereiken, waarborgen en garanderen van permanente verbetering in de bedrijfsvoeringsprocessen.

Wat ga je doen
Je gaat aan de slag binnen het secretariaat voor het domein Mobiliteit.
Jij zorgt ervoor dat de teamleiders en domeinmanager zich op hun primaire taak kunnen richten door hen te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt samen met jouw collega’s voor passende, snelle en zorgvuldige ondersteuning bij de teamleiders en domeinmanager in jouw domein en kijkt wat zij nodig hebben. Uiteraard zorg je ervoor dat je juiste kwaliteit biedt in de ondersteuning. Binnen de vastgestelde kaders heb je de vrijheid om maatwerk te leveren en bied jij wat de teamleiders en domeinmanager nodig hebben.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Aanspreekpunt zijn voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Ervoor zorgen dat de domeinmanager/teamleider tijdig over de juiste (vergader) stukken en informatie beschikt;
• Het bewaken van de voortgang van de dagelijkse actiepunten;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren/redigeren van ter ondertekening aangeboden correspondentie. Het archiveren van in- en externe post;
• Het organiseren van ontvangsten en incidenteel afscheidsbijeenkomsten en buitenlandse reizen van de manager/teamleider

De provincie zit midden in een transitie naar “hybride werken” waarbij het werk deels op kantoor en deels elders zal plaatsvinden volgens het principe van tijd- en plaatsbewust werken. Tezamen met de voortschrijdende digitalisering gaat dit de komende jaren ook de secretaressefunctie beïnvloeden, waardoor nieuwe kansen ontstaan in zowel versterking van de taken die van oudsher worden uitgevoerd als van nieuwe, meer specialistische (project) assistent taken. Als jij het leuk vindt om in deze ontwikkeling mee te denken, garanderen we je een boeiende tijd.

Wat verwachten wij
Als onze nieuwe collega ben je klantvriendelijk, betrouwbaar, bestuurlijk sensitief en representatief. Je bent een echte teamspeler en hebt een proactieve en professionele houding. Je kunt goed inschatten wat prioriteit heeft, en snel schakelen.
Daarnaast beschik je over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en ben je flexibel.

Verder neem je mee:
 

• Een afgeronde secretariële opleiding
• Aantoonbare werkervaring als secretaresse
• Kennis van en ervaring met de MS-office applicaties