Projectleider-uitfaseren edocs

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Projectleider Uitfaseren edocs.

De opdracht
Het in gebruik nemen van de generieke voorzieningen vindt plaats aan de hand van use cases, waarmee de gemeente een verbetering in dienstverlening of bedrijfsvoering wil realiseren. Naast de use cases die product of dienst georiënteerd zijn, is een ander doel bestaande systemen langzaam aan afbouwen. Het eerste systeem wat daarvoor in aanmerking komt is het DMS systeem – eDocs. In eDocs zijn meerdere producten en diensten ondergebracht ten behoeve van de archivering. eDocs is geen zaaksysteem en de opslag van de gegevens is dossiergericht. De gemeente heeft tot doel om een generiek zaakafhandelproces in te richten dat als basis dient om de transitie van oud naar nieuw te maken. In 2026 wil de gemeente een eerste uitrol van dit proces vormgeven, waarna dit als voorbeeld kan dienen voor de uitrol van vervolgprocessen (zaaktypen).

Daar het omzetten van zaaktype voor zaaktype een omvangrijk proces, is de gemeente op zoek naar een ervaren (deel)projectleider die het team kan ondersteunen. Het project is al gestart. De (deel) projectleider stapt op een rijdende trein. Voor dit traject is een eigen projectteam opgezet met verschillende specialisten (procesadviseur, procesmodelleur, migratiespecialisten, informatiebeheer consulenten). Je werkt samen met de productowner processen en de projectmanager zaakgericht werken.

We verwachten van de (deel)projectleider dat hij zelfstandig werkt en een hands-on mentaliteit heeft gericht op het aansturen en stellen van prioriteiten aan het team. Hoewel migratie onderdeel uitmaakt van dit traject, is hiervoor een separate projectleider verantwoordelijk. De (deel) projectleider kent het concept van zaakgericht werken en heeft dit bij meerdere opdrachtgevers vormgegeven.

Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden voor de opdracht?
• Vormgeven van een eerste uitrol van een product/dienst uit het huidige DMS naar het zaakplatform (common Ground).
• Opstellen van een plan van aanpak voor het implementeren van vervolgprocessen.

Wat is het eindresultaat van de opdracht?
• Een eerste team/afdeling werkt met de generieke voorzieningen voor zaakgericht werken.
• Vastgesteld plan van aanpak voor het volledig uitfaseren van eDocs.

Wat wordt er (tussentijds) opgeleverd?
• Checklists en sjablonen t.b.v. de uitrol va eDocs
• Opzet autorisatiemodel

Wat breng je mee?
• Minimaal 3 jaar ervaring met zaakgericht werken bij de lokale overheid
• Minimaal 5 jaar ervaring met projectmatig werken
• Ervaring met het acteren in een bestuurlijk complexe omgeving