Projectbeheersing

Voor Rijkswaterstaat in Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectberheersing;
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:
• registreren
• metadateren
• ordenen
• classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie
Daarnaast omvat de opdracht:
• het zorgen voor een actueel ordeningsplan
• het waarderen van de dossiers
• het autoriseren van medewerkers
• het geven van training/opleiding aan (project)medewerkers
• het zorgen voor de benodigde middelen

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker, zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken digitaal projectarchief
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte document management systeem
• het maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van medewerkers
• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld de afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
• het opstellen en onderhouden van werkinstructies en afspraken met betrekking tot documentbeheer

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Wij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving.
Samen met anderen werken we aan een land dat:
• beschermd is tegen overstromingen
• voldoende groen heeft
• beschikt over voldoende en schoon water
• vlot en veilig bereikbaar is van A naar B
Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland – dat is Rijkswaterstaat.

Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO)
PPO is een organisatie die programma’s en projecten realiseert en daarbij intensief samenwerkt met anderen. De organisatie verbetert dagelijks haar resultaten.

Kenmerken:
• gewaardeerd als effectieve en efficiënte projectmanager
• fungeert als interne opdrachtnemer en externe opdrachtgever
• beschikt over hoogwaardige kennis en ervaring
PPO voert de productieopgave van Rijkswaterstaat uit in opdracht van de regio’s en werkt nauw samen met het organisatieonderdeel Grote Projecten en Onderhoud (GPO). Beide onderdelen zijn verantwoordelijk voor het realiseren van productie binnen het aanleg- en onderhoudsproces.

Afdeling
Inkoop- en contractmanagement
Je maakt onderdeel uit van de directie Inkoop- en contractmanagement.

Bijzonderheden
Je bent onderdeel van het PPO cluster WNZ B Bruggen. Dit cluster renoveert:
• Spijkenissebrug
• Brug over de Noord
• Verkeersbrug Dordrecht
Status projecten:
• Spijkenissebrug en Brug over de Noord: realisatiefase
• Verkeersbrug Dordrecht: voorbereidingsfase van de realisatiefase
Je werkzaamheden vinden plaats in Rotterdam, met een indicatie van:
• 50% inzet op kantoor

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever en conform kwaliteitseisen van RWS (o.a. ordening, waarderen, selecteren, metadata)
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals:
o autorisatiematrix
o werkinstructies
o handleidingen
o ordeningsstructuur

Leiding en toezicht: JA

Meest essentiële competenties
• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden:
o rapportages en hulpmiddelen opstellen
o didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
• Luisteren (de vraag achter de vraag begrijpen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid