Projectmedewerker documentcreatie- en sjabloonbeheer

Inleiding:

Voor de uitvoering van het project ‘Vervanging documentcreatie- en sjabloonbeheertool’ zijn wij op zoek naar tijdelijke externe ondersteuning. Dit project levert een belangrijke bijdrage aan de directieopdracht op het gebied van digitale toegankelijkheid en heeft daarmee een hoge prioriteit binnen de organisatie.

Op dit moment beschikken wij intern niet over voldoende capaciteit met de benodigde specialistische kennis en vaardigheden om dit project binnen de gewenste termijn succesvol uit te voeren. Daarom zetten wij in op tijdelijke inhuur van een ervaren professional die deze expertise kan inbrengen.
Het beoogde resultaat van deze opdracht omvat onder andere:

• Verantwoordelijk voor het opstellen van een plan van aanpak waarbij de onderstaande punten in een planning dienen opgeleverd te worden:
• Het opstellen van een overzicht van zowel eenvoudige als complexe sjablonen en documentopmaak, inclusief representatieve voorbeelden;
• Het in kaart brengen van de benodigde functionaliteiten op het gebied van documentcreatie en sjabloonbeheer;
• Het uitvoeren van een vergelijkingsonderzoek van beschikbare oplossingen (waaronder SmartDocuments en M365), gericht op het ondersteunen van zowel eenvoudige als complexe sjablonen, inclusief een onderbouwd advies voor een te maken keuze;
• De implementatie en optimalisatie van de geselecteerde oplossing(en) voor alle typen sjablonen binnen de organisatie.

Wij ontvangen graag kandidaten die aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare trajecten en die in staat zijn om zowel inhoudelijk als pragmatisch bij te dragen aan een toekomstbestendige oplossing.

De aanvang van de opdracht is 1 juli 2026 en loopt tot 18 december 2026. Er is een mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend.

Indien t.z.t. mogelijk en gewenst, bestaat de optie om de kandidaat na 1 jaar inhuur kosteloos over te nemen. Hiermee gaat de leverancier automatisch akkoord bij het aanbieden van een kandidaat.

Kandidaatomschrijving

Wij zijn op zoek naar een ervaren en resultaatgerichte projectleider/specialist documentcreatie en sjabloonbeheer die in staat is om een organisatiebreed traject van analyse tot implementatie te realiseren. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het optimaliseren van documentprocessen en het selecteren en implementeren van tooling (zoals SmartDocuments en/of M365).
De ideale kandidaat combineert inhoudelijke expertise met een gestructureerde en pragmatische aanpak en weet complexe vraagstukken te vertalen naar concrete oplossingen. Hij/zij is in staat om zelfstandig een plan van aanpak op te stellen, stakeholders mee te nemen in keuzes en te zorgen voor een succesvolle implementatie die aansluit bij de eisen rondom digitale toegankelijkheid.

Competenties

• Analytisch vermogen – snel inzicht krijgen in bestaande processen, sjablonen en behoeften
• Adviesvaardigheid – onderbouwde keuzes maken en stakeholders overtuigen
• Technische affiniteit – kennis van of ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen (bijv. SmartDocuments, M365)
• Resultaatgerichtheid – focus op concrete en bruikbare eindproducten
• Doelgroepgerichte communicatievaardigheden- helder en overtuigend kunnen communiceren op verschillende niveaus, zowel mondeling als schriftelijk
• Pragmatisch en oplossingsgericht – van analyse naar implementatie kunnen schakelen

Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.

Referentie
Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel ‘eisen’, is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Amstelveen.

Interviewplanning

De top 3 van kandidaten wordt door de gemeente Amstelveen uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
De gesprekken vinden plaats op donderdag 11 juni tussen 13:00 en 14:00 en tussen 16:00 en 17:00 uur op het raadhuis van gemeente Amstelveen.
De kandidaat dient op deze datum en dit tijdsblok beschikbaar te zijn.

Toelichting op rooster

2 dagen kantoor, in overleg welke dagen. Bespreken kan tijdens gesprek