project administratief medewerker a.i.

De functie is gesitueerd binnen de afdeling projectsupport (ca. 8 FTE) binnen de Business Unit Operations, afdeling Projects. Binnen Projects vindt engineering en aanleg van kabel- en leidingenstructuren plaats. Daarnaast vindt de inhuur en regie/ verantwoording van grote projecten daar plaats. De afdeling Projects is, binnen de totale keten van Aanleg en Installatie, verantwoordelijk voor de aanleg van netwerkinfrastructuren voor o.a. de disciplines Elektriciteit, Gas en Water.

Functiecontext

De Project Administratief Medewerker draagt zorg voor de projectadministratie, in de breedste zin van het woord, van intake tot en met de afhandeling van het project. De Project Administratief Medewerker is inzetbaar in de keten van Aanleg en Installatie, waaronder afdeling Projects, en werkt in dienst van meerdere en wisselende projectteams (o.a. Projectmanagers, Projectopzichters en Werkvoorbereiders) en, desgevraagd, andere aan de keten of afdeling gerelateerde functies.

Verantwoordelijkheden

• Het verwerken van aanvragen tot bestellingen (ATB’s) in SAP en het betaalbaar stellen van de opdrachten (siffen);
• Operationeel aanspreekpunt voor de interne projectteams op administratief vlak en het zelfstandig oplossen van administratieve problemen;
• Bewerken, verwerken en opstellen van project gerelateerde correspondentie, in opdracht van Projectmanagement, Werkvoorbereiding en Asset Owners of andere interne functies in de keten;
• Administratie waarvoor vakinhoudelijke kennis noodzakelijk is (Alle project gerelateerde administratie van intake tot afronding, bijvoorbeeld vergunningen, kredietaanvragen, registratie van meldingen en initiatieven, opvoeren van projecten in SAP/portal). Mogelijk vinden deze werkzaamheden op locatie plaats (bijv. steunpunt);
• Verzamelen, beoordelen, documenteren, archiveren en verwerken van project gerelateerde gegevens en documenten;
• Aanmaken en beheren van project werkmappen (analoog / digitaal);
• Samenstellen / archiveren van de projectdossiers;
• Notuleren van werkoverleggen (o.a. intern capaciteitsoverleg);
• Houdt zelfstandig administratie bij (status, voortgang, tijdigheid, volledigheid van dossiers, etc.);
• Maakt desgevraagd overzichten op basis van gerichte opdrachten of eerder uitgevoerde, overeenkomstige overzichten

Gewenste kennis, ervaring en vaardigheden

• Ervaring met administratieve werkzaamheden;
• Afgeronde mbo-opleiding niveau 4 (bij voorkeur een administratieve richting);
• Kennis van het MS Office pakket; Word, Excel, Outlook, SharePoint etc.;
• Kennis van SAP PS is een vereiste;
• Kunnen werken met bedrijfsspecifieke (nieuwe) softwarepakketten (eigen maken) zoals Projectenportaal en andere nieuw aan te schaffen of te ontwikkelen software
• Teamplayer zijn;
• Goede communicatieve vaardigheden. |