Adviseur Omgeving

Omschrijving inhoud opdracht voor adviseur Omgevingsmanagement (verder AO)

1 Inleiding

Het cluster Integraal Vast Onderhoud Wegen (WNZ-A-Wegen) werkt volgens het Integraal Projectmanagement (IPM) model, waarin de rollen Project management, Management Projectbeheersing, Technisch management, Omgevingsmanagement en Contractmanagement zijn vertegenwoordigd. In het cluster zijn meerdere contracten en opdrachten ondergebracht.

2 Omgevingsmanagement

De Omgevingsmanager (OM) is binnen Rijkswaterstaat (RWS) een intermediair tussen de projectorganisatie en haar omgeving, zowel intern als extern Rijkswaterstaat. Hij/zij creëert begrip en vertrouwen en komt tot effectieve samenwerking met omgevingspartijen (zowel in- als extern). Hij/zij kent de omgeving en verzamelt tijdig de benodigde informatie om het project te realiseren. De Omgevingsmanager heeft ondersteuning van enkele Omgevingsadviseurs in het team Omgevingsmanagement, die producten aanleveren en die ondersteunen bij het uitvoeren van het werk.

De omgevingsadviseurs zijn verantwoordelijk voor uitvoering, ondersteuning, analyses en advisering op het gebied van omgevingsmanagement.

3 Werkzaamheden

De te realiseren producten en diensten hebben allen betrekking op Omgevingsmanagement bij de contracten en opdrachten van A-wegen in West Nederland Zuid. Afhankelijk van de voortgang van de werkzaamheden en de activiteiten van dat moment, zal de adviseur in periodiek overleg met de OM de te produceren producten/diensten flexibel inplannen.

De omgevingsadviseur verzorgt de communicatie en geeft bijvoorbeeld antwoord op publieksvragen, 0800-lijn, Balie West-Nederland Zuid.

De adviseur Omgeving informeert omwonenden en andere belanghebbenden middels publiekscommunicatie en heeft hiervoor onder andere overleggen met intern WNZ bekende communicatiebureau’s. Hierover dient afstemming plaats te vinden met OM en betrokkenen, zoals de afdeling Communicatie en Strategie, verkeerskundigen, verkeersloket en opdrachtnemers.

 

Het is voor de AO van groot belang dat intern en extern WNZ Rijkswaterstaat, voor aanvang werkzaamheden, te hebben opgebouwd.

De AO signaleert (externe) ontwikkelingen die de uitvoering van projecten kunnen beïnvloeden, analyseert deze en informeert hierover de OM en/of intern projectteam A-wegen. De geformuleerde projectresultaten worden door de omgevingsadviseur continu in het vizier gehouden.

De AO heeft minstens drie jaar inzicht en ervaring in relevante interne en externe WNZ A-wegen omgeving en ketens op operationeel niveau. Waaronder VWM en weginspecteurs.

De AO bouwt en onderhoudt een netwerk op operationeel niveau met diverse interne en externe partijen in relatie tot jouw projecten, zoals raakvlakprojectteams interne afdelingen van Rijkswaterstaat, maar ook gemeenten, belangenorganisaties en particulieren en creëert hiermee effectieve samenwerkingsrelaties.

De AO kan de omgeving gewenst beïnvloeden en draagt het gezicht en het imago van Rijkswaterstaat uit. Binnen het team deel je als inhoudelijk expert je kennis. Je communiceert tijdig naar betrokken spelers over relevante ontwikkelingen en resultaten van monitoring en inventarisaties. Hiervoor haal je ook de noodzakelijk kennis en knowhow op bij diverse overlegstructuren, zowel intern als extern.

De AO heeft relevante ervaring met groene kamers binnen WNZ, is goed bekend met de marktpartijen voor het vast onderhoud binnen Zuid-Holland en weet “hoe de hazen binnen WNZ lopen”.

De adviseur dient relevante ervaring te hebben met proactief ophalen van planningen van werk in uitvoering bij collega PPO-GPO teams binnen WNZ, verkeerskundigen, districten en marktpartijen en staat haar mannetje als het gaat om vasthoudendheid bij vertragingen.

Bekendheid met bijwerken en verspreiden van Netwerkschakelkaart WNZ A-wegen is een pré en onderdeel van de taak als AO.

De adviseur dient aantoonbare ervaring te hebben dat de Omgevingsmanager A-wegen, ten tijde van agenda-drukte, kan waarnemen tijdens overleggen en hierbij haar mannetje staat als het gaat om kennis en vertegenwoordigen van het Omgevingsmanagement.

 

4 Eisen aan producten en diensten

De producten en diensten dienen zodanig tot stand te komen, dat de toepassing van gedegen vakkennis van de omgevingsdeskundige herkenbaar is. Alle documenten dienen in correct Nederlands te worden opgesteld en in het digitale projectarchief te worden opgeslagen.

 

5 Verslaglegging

Als omgevingsadviseur woon je diverse interne en externe overleggen bij als vertegenwoordiging van het team Omgevingsmanagement en doet hiervan een korte verslaglegging richting de Omgevingsmanager. Acties worden in samenspraak met de manager opgepakt en teruggekoppeld aan het overlegorgaan.

6 Producten

Voor Omgevingsmanagement worden de volgende producten/diensten geleverd. Producten/diensten worden ter beoordeling aan de omgevingsmanager aangeboden.

Stakeholdermanagement

·       Stakeholdersoverzicht;

·       Stakeholderanalyse / beoordelen stakeholderanalyse opdrachtnemer;

·       Communicatieplan/hoofdstuk in OM plan (strategie en kalender);

·       Gespreksverslagen;

·       Issuesdossiers en houdt hierbij nauwkeurig bij wat er speelt;

·       altijd up-to-date informatie beschikbaar;

·       Input voor bestuurlijke overleggen;

·       Proactief ophalen van informatie bij collega-teams of opdrachtnemers ten behoeve van overleggen en/of werkzaamheden. Hierbij hoort tevens het organiseren en voorzitten van geïnitieerde overleggen omgevingsmanagement.

Systeemgerichte Contract Beheersing – Uitvoering lopende contracten

·       Adviseur levert een actieve bijdrage aan interne processen (beoordelen en aanvullen POF’s, kleine variabele opdrachten (KVO), VTW’s en opleverdossiers), ook tijdens de groene kamer overleggen van A-wegen en Vergunningverlening en Handhaving;

·       Advies over oplossing issues / vragen opdrachtnemers op het gebied van omgevingsaspecten (NGE, F&F, K&L, meldingen door ON’s, werken derden, overig). Zij voert hierover regelmatig overleg met betreffende opdrachtnemer, adviseurs TM, of contractmanagement;

·       Toestemming verkeersloket / Minder Hinder team voor aanvraag verkeersmaatregelen / deelname aan overleggen zoals “verkeer in de keten” en proactief afstemmen met relevante partijen als het gaat om hinder te voorkomen op het Netwerk van WNZ;

·       Afhandeling klachten en vragen (vanuit 0800, ON en beheerder);

·       Overzicht en advies raakvlakken intern RWS en derden (opbouw en up-to-date houden raakvlakkendossier). Zij zoekt tevens bij issues actief het gesprek op met haar bekende gesprekspartner(s) op het gebied van raakvlakken met andere teams. Of het nu gaat om technisch management of andere OM-adviseurs;

·       Input OM toetsen;

·       Input aan risicosessies en het risicodossier van A-wegen.

Advisering vergunningen/toestemmingen

·       Advies mogelijke wettelijke beperkingen in uitvoering werkzaamheden;

·       Adviseur neemt deel aan de groene kamer van Vergunningverlening en handhaving, vertegenwoordigt vanuit haar rol OM bij aanvragen en is hierbij een relevante gesprekpartner. Tevens voert zij parallel hieraan gesprekken met voor haar bekende relatie- en omgevingsmanagers bij de districten, omtrent werken van derden in het areaal van WNZ.

Hierbij is bekendheid met de organisatie van WNZ, Groene kamers, en rollen binnen verschillende afdelingen en Rijkswaterstaat-organisatie onderdelen van minimaal een drie jaar een pré.

BVP - Onderbouwingsfase / transitiefase

·       Bereid om training BV contractmanagement te volgen. Dit om de werking van Best Value te leren en hiernaar te handelen;

·       Beoordelen deelplannen i.r.t. omgevingsmanagement afkomstig van opdrachtnemers.

Risicobeheersing

·       Bijdrage aan risicodossier en risicosessies

·       Advies door OM uit te voeren risicobeheersmaatregelen

Communicatie

·       Intranet actualiseren en uitbreiden. Hiervoor dient ze een interne training Intranetredactie te volgen en artikelen op te stellen, in overleg met de voor haar bekende Communicatieadviseurs bij RWS WNZ.

·       Informatiebijeenkomsten/evenementen en/of bewonersbezoeken afleggen ten behoeve van draagvlak voor werkzaamheden.

·       (Bouwstenen voor) persberichten en Q&A’s

·       Presentatiemateriaal kunnen opstellen zoals factsheets en/of persberichten.

Samenhang producten

Voor het maken van de producten en uitvoering van de diensten/werkzaamheden, is veel afstemming, organisatiebekendheid en bekendheid van RWS-processen nodig binnen de organisatie van Rijkswaterstaat West-Nederland Zuid. Vanwege deze punten verwachten wij dat de adviseur haar gemaakte uren voor het team aanwezig is op de locatie in Rotterdam, tenzij anders concreet wordt afgestemd.

Reizen naar andere diensten / Regio’s, RWS-panden of naar opdrachtnemers of stakeholders maakt onderdeel uit van de functie van adviseur omgeving.

·       Bespreken voortgang in wekelijkse overleggen met OM, maar ook een goede terugkoppeling kunnen geven van uitgevoerde acties door haar zelf als adviseur. Bijvoorbeeld tijdens voortgangsoverleggen met de marktpartijen of andere PPO-teams;

·       Afstemmingsoverleggen;

·       Knelpuntanalyses / risicosessies;

·       Informatie uitwisseling clusterniveau, maar ook projectteam overschrijdend;

·       Thematische activiteiten OM;

·       Netwerkvaardigheid;

·       Adviseur moet zich kunnen inleven in de belangen van omgevingspartijen, stakeholders en naaste collega’s als weginspecteurs;

·       Vaardig in creëren draagvlak voor werkzaamheden van het team A-wegen en districten WNZ.