Pmo common ground

Omschrijving van de opdracht

De voornaamste werkzaamheden van de projectcoördinator zijn het ondersteunen van de programmaleiding Common Ground op het gebied van agendabeheer en administratieve c.q. organisatorische aangelegenheden. Hierbij moet gedacht worden aan het plannen van overleggen, het regelen van locaties en faciliteiten waaronder ook lunches en restaurantboekingen. Verder is de projectcoördinator verantwoordelijk voor het notuleren van overleggen, controleren van facturen, bijwerken van projectbegrotingen en het organiseren van zaken op locatie zoals aanmelden bezoekers, badges regelen en kantoorartikelen bestellen. Daarbovenop ben je de vraagbaak voor het team, je bent in staat om de meest uitlopende vragen te beantwoorden en de beantwoording via de juiste weg te coördineren. Naast het agendabeheer en de organisatorische aangelegenheden is de projectcoördinator verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van een onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers en andere betrokkenen binnen het programma Common Ground.

Dit onboardingsprogramma moet organisatiedoelen en teambehoeften vertalen naar een samenhangende aanpak met heldere procesafspraken, rollen en verantwoordelijkheden. Aanvullend op het onboardingsprogramma krijgt de projectcoördinator de verantwoordelijkheid om vacatureteksten en profielomschrijvingen op te stellen c.q. aan te scherpen, in afstemming met de programmaleiding, HR en recruitment. Verder adviseert de projectcoördinator over de positionering van functies en profielen binnen Common Ground en draagt bij aan de verdere professionalisering van instroom- en onboardingsprocessen. Waar relevant stemt de projectcoördinator af met inkoop en andere bedrijfsvoeringsonderdelen en signaleert hij of zij randvoorwaarden op het gebied van aanbestedingsrecht, Wet DBA en andere juridische kaders die van invloed zijn op de inzet van mensen en middelen binnen het programma.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Integrale ondersteuning van de programmaleiding Common Ground, waaronder bij agendabeheer en organisatorische/administratieve werkzaamheden;

• Ondersteuning programmaleiding bij voorbereidingen managementteam overleggen en voorbereiden c.q. opstellen van besluitvormingsstukken voor het managementteam overleggen en/ of directieoverleggen.

• Ontwikkelen en implementeren van een onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers en betrokkenene van Common Ground;

• Opstellen en aanscherpen van vacatureteksten en profielomschrijvingen in afstemming met programmaleiding, HR en recruitment; 

• Stemt waar relevant af met inkoop en andere bedrijfsvoeringsonderdelen en signaleert randvoorwaarden vanuit aanbestedingsrecht, de Wet DBA en andere juridische kaders die van invloed zijn op de inzet van mensen en middelen binnen het programma Common Ground.

• Plannen en organiseren van overleggen, locaties, faciliteiten, lunches en restaurantboekingen;

• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten;

• Controleren van facturen en bijwerken van projectbegrotingen;

• Regelen van praktische zaken op locatie, zoals bezoekersaanmelding, badges en kantoorartikelen;

• Fungeren als vraagbaak voor het team en coördineren van de beantwoording van uiteenlopende vragen;

Resultaat van de opdracht

De projectcoördinator levert vooral resultaat in het integraal ondersteunen van de programmaleiding bij onder meer agendabeheer, administratieve werkzaamheden en organisatorische aangelegenheden. Dit uit zich in goed geplande overleggen, tijdig geregelde locaties en faciliteiten en een soepel verloop van praktische zaken rondom bijeenkomsten en werkzaamheden op locatie. Daarnaast zorgt de projectcoördinator voor een correcte administratieve afhandeling, zoals notulen, factuurcontrole en het bijwerken van projectbegrotingen. Tenslotte is projectcoördinator verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van een werkbaar en gestructureerd onboardingsprogramma met heldere procesafspraken, rollen en verantwoordelijkheden voor nieuwe medewerkers en betrokkenen.