Senior Programmasecretaris

 

In februari 2019 is het programma sturing en inkoop sociaal domein Regio Noord Limburg gestart en loopt door tot begin 2022. Het omvat 3 fasen. De eerste twee fasen zijn afgerond en sinds mei is gestart met fase 3: de implementatie.

De algemene doelstelling van het programma is om vanuit een brede en open verkenning te komen tot een visie hoe een passend en duurzaam zorglandschap voor Jeugd, WMO  en Participatie wordt ingericht en hoe hierop gestuurd kan worden. De regio is op zoek naar meer sturing en innovatie in het sociaal domein. Inhoudelijk gezien moeten een aantal functies en zorgvormen van voldoende kwalitatief niveau beschikbaar zijn, maar vooral ook elkaar aanvullen en op elkaar aansluiten.

Concreter worden de volgende doelen nagestreefd:

1. Het voorbereiden en realiseren van de gezamenlijke inkoop van zorg op Jeugd, WMO en Participatie door de zeven Noord Limburgse gemeenten per 1 januari 2022;

2. Dit te doen in goed overleg en waar zinvol in partnership met de aanbieders;

3. Het voorbereiden en laten implementeren van de voorgenomen veranderingen in werkwijze en de aansturing van de nieuwe inkoopcontracten (dit betreft de vier stuurelementen: bekostiging, contractering,toegang en leveranciersmanagement) per 1 januari 2022;

4. Het onderzoeken van de mogelijkheden om quick wins al in 2020 te implementeren.

 

Doel van de functie senior programmasecretaris

De focus van de werkzaamheden voor de programmasecretaris voor 2/3 van de tijd op:

• Het organiseren van events waarbij door de programmasecretaris ook een inhoudelijke bijdrage geleverd wordt (werksessies, workshops, aanbiederssessies, bestuurlijke sessies);
• Ontsluiten van kennis t.b.v. de programmaorganisatie én de staande organisaties;
• Bijdragen aan de interne en externe communicatie;
• Voorbereiden van inhoudelijke presentaties;
• Inhoudelijk adviseren over de te volgen veranderstrategie en implementatie; 
• Actieve rol in het stakeholdermanagement waaronder het bijhouden van de ontwikkeling die stakeholders           doormaken tijdens de uitvoering van het programma en adviseren over hoe stakeholders ingezet kunnen worden t.b.v. het programma;
• Actieve bijdrage aan het risicomanagement waaronder het bijhouden en actualiseren van de risico´s en        maatregelen;
• Sparringpartner voor programmamanager, projectleiders en trekkers werkgroepen en hen waar nodig ondersteunen.

 

Voor ongeveer 1/3 van de tijd ben je verantwoordelijk voor:

• Organisatie en administratieve voorbereiding van het programma teamoverleg;
• Verantwoordelijk voor stukkenstroom, verslaglegging van inhoudelijke sessies, bijhouden van actie en besluitenlijsten en follow up, opstellen programma rapportage, versturen van vergaderverzoeken/afspraken, plannen, opzet jaarvergaderplanning en administratief voorbereiden van het opdrachtgeversoverleg;
• Organisatorische, logistieke en inhoudelijke ondersteuning en algemeen advies geven aan programmamanagement; 
• Verbindende schakel vormen tussen mensen en projecten; 
• Inrichten van- en beheer van documentatie op Sharepoint; 
• Bijdragen aan en bijhouden van integrale planning, organogram en accountverdeling,

Kandidaatomschrijving

Competenties

Communicatief zeer sterk in woord & geschrift

Samenwerken/Teamplayer/verbinder

Analytische vaardigheden

Initiatief

Kwaliteitgericht

netwerken

Sterke schriftelijke(visualisatie) en mondelingen communicatieve vaardigheden

Plannen en organiseren

stressbestendig

Flexibel en probleemoplossend

Focus en resultaatgericht

enthousiasmeren

Politiek-bestuurlijk sensitief

Je hebt een can/do mentaliteit

Expertisebeschrijving 

• Je hebt minimaal een HBO-opleidingsniveau, bvk Officemanagement met aanvullend een post HBO Bedrijfskunde; 
• Je hebt meerjarige ervaring in het ondersteunen van gemeentelijke bestuurders; 
• Je hebt affiniteit met het sociaal domein; 
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als programmasecretaris; 
• Je hebt 5 tot 10 jaar ervaring als projectondersteuner; 
• Je hebt bewezen ervaring in het schrijven van handleidingen; 
• Je hebt bewezen ervaring met het opzetten van kwaliteitsbeleid; 
• Je hebt ervaring met het inrichten en beheer van een Sharepointomgeving; 
• Je bent een stevige gesprekspartner en weet daarbij als geen ander verbinding te maken op alle niveaus door de hele organisatie. Je kunt goed omgaan met weerstand; 
• Je beschikt over organisatiesensitiviteit, hebt een helikopterview en bent sensitief; 
• Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals gecertificeerd voor Prince 2 Foundation en IPMA Level D en programmamanagement;
• Ruime  ervaring met Lean en Agile werken;
• Je woont bij voorkeur in de buurt van de regiogemeenten.

Interviewplanning

Gemeente Horst aan de Maas nodigt 3 kandidaten uit voor een gesprek. De gesprekken zullen plaatsvinden op vrijdag 28 augustus 2020. Wij verzoeken de kandidaten hier uitdrukkelijk rekening mee te houden.