Word lid Ben je al lid? Inloggen
Nationale Politie

Senior Backoffice Medewerker Contractbeheer

Nationale Politie

De opdracht­omschrijving

Opdracht omschrijving

De Inhuurdesk van de politie is op zoek naar een Senior Backoffice Medewerker Contractbeheer, voor een focus op de processen ten aanzien van verlengingen, opzeggingen, het monitoren van maximale inhuurtermijnen en wijzigingen gedurende de inleenperiode, van externe medewerkers die werkzaam zijn bij de politie.

De Inhuurdesk verzorgt de inzet van een breed scala aan gespecialiseerd, extern personeel van A tot Z en is gepositioneerd binnen het organisatieonderdeel HRM / in-, door- en uitstroom (IDU) / Recruitment. Het team van de Inhuurdesk bestaat uit een Teamchef en twee coördinatoren en is onderverdeeld in vijf clusters:

  • Detacheren: 1 kwartiermaker, 3 Specialisten, 1 Administratief ondersteuner;
  • DAS: 5 Recruiters, 5 Backoffice medewerkers;
  • Uitzenden: 2 Recruiters, 2 Backoffice medewerkers;
  • Contractbeheer: 3 medewerkers, 2 Backoffice medewerkers;
  • Externe Planning: 3 Planners, 1 Backoffice medewerker

De functie is voor 36 uur per week, te verdelen over 4 of 5 werkdagen.


Verantwoordelijkheden

Enkele voorbeelden van de uit te voeren werkzaamheden (maar niet uitsluitend), zijn:

  • Verzorgen van managementrapportages externe inhuur;
  • Afhandelen van foutieve facturen (mismatch) vanuit de uitzendleveranciers;
  • Opstellen van werkinstructies voor de werkprocessen binnen de backoffice;
  • Ondersteunen bij projecten op het gebied van externe inhuur;
  • Controleren van de uitvoering van het vastgestelde inhuurbeleid.

 


Doelstelling

Als Senior Backofficemedewerker ligt jouw focus op de processen ten aanzien van verlengingen, opzeggingen, het monitoren van maximale inhuurtermijnen, en wijzigingen gedurende de inleenperiode, van externe medewerkers die werkzaam zijn bij de politie. De Inhuurdesk bevindt zich midden in een professionaliseringsslag. De nadruk ligt vooral op het efficiënter en effectiever inrichten van bestaande processen en het inrichten van nieuwe processen. Waar nodig haak jij hiervoor aan bij overleggen en projecten (zowel binnen de eigen afdeling als hierbuiten) voor inhoudelijke inbreng: met jouw vakinhoudelijke kennis en ervaring kun je hier een belangrijke rol in spelen. Waar jij mogelijkheden tot verbetering ziet, doe je hier een voorstel voor. Dit doe je in nauwe samenwerking met jouw directe Senior collega. Als Senior Backofficemedewerker heb je een begeleidende rol richting de overige backoffice medewerkers van het eigen cluster, en sommige gevallen ook van de overige clusters als dit de eigen processen raakt.

Je bent contactpersoon voor de uitzendbureaus in het kader van door te voeren cao-wijzigingen, periodieken en opstellen/verwerken van rapportages etc. Ook ben je operationeel aanspreekpunt voor audits en de vragen die hieruit voortvloeien en voor applicaties in relatie tot de Inhuurdesk. Dat betekent dat je veel bezig bent met het zoeken en onderhouden van contacten en ook deel uitmaakt van diverse schakelnetwerken. Tevens neem je actief deel aan netwerkoverleggen.


Contacten

  • Collega's Inhuurdesk;
  • Inhurende managers;
  • Interne stakheolders bij o.a. HRM en Finance;
  • Verschillende uitzendbureaus.


Opleiding

Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal HBO niveau is een pre.
Losse (deel)certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.


Professionele kennis en werkervaring

  • Werkervaring met het uitvoeren en verbeteren van administratieve processen, bij voorkeur binnen een grote (1000+) organisatie en/of overheidsorganisatie;
  • Kennis van- of werkervaring met/binnen de Uitzendbranche;
  • Kennis van- of werkervaring met HR en/of Inkoopprocessen;
  • Uitgebreide kennis van en werkervaring met Excel.


Competenties

Stressbestendigheidheid:
Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden:

  • Blijft onder druk en bij tegenslag beheerst en doelmatig handelen.
  • Blijft kalm bij confrontaties met emotie of agressie.
  • Blijft rustig als hij wordt beledigd of uitgedaagd.
  • Relativeert, zet zaken in de juiste proporties.
  • Herstelt zijn motivatie na teleurstelling of tegenslag.

Klantgerichtheid:
Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in:

  • Onderzoekt samen met de klant zijn werkelijke vraag of behoefte.
  • Zoekt samen met de klant naar de best passende oplossing voor de klantvraag.
  • Is duidelijk naar de klant over de (grenzen van de) mogelijkheden.
  • Komt proactief met voorstellen die inspelen op andermans belangen.

Accuratesse:
Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten:

  • Blijft geconcentreerd werken, ook bij monotoon werk.
  • Voert werk nauwkeurig en precies uit.
  • Toont aandacht voor details.
  • Werkt ordelijk en systematisch.
  • Schat goed in wanneer bijzondere nauwkeurigheid is vereist.
  • Signaleert afwijkingen en onvolledigheden.

Samenwerken:
Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat:

  • Zoekt samenwerking en overleg.
  • Geeft het gezamenlijke resultaat voorrang boven het persoonlijke belang.
  • Deelt uit eigen beweging informatie met anderen.
  • Staat open voor ideeën en inbreng van anderen.
  • Is collegiaal; ondersteunt collega’s waar mogelijk en nodig.

Organisatiesensitiviteit:
Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen:

  • Betrekt de juiste mensen in de organisatie om iets voor elkaar te krijgen.
  • Maakt een goede inschatting van het interne draagvlak voor voorstellen en veranderingen.

Flexibel gedrag:
Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden:

  • Past zijn benadering of handelen soepel aan als de situatie dat vraagt.
  • Verandert van aanpak als de oorspronkelijke niet effectief of haalbaar blijkt.
  • Kan geijkte patronen en werkwijzen loslaten.
  • Hervindt na een verstoring snel zijn normale ritme en routine.
  • Past zich goed aan in een nieuwe omgeving.

Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid:
Presenteert feiten, meningen en ideeën op een heldere wijze. Maakt hierbij gebruik van relevante communicatiemiddelen:

  • Brengt voor een groep de eigen gedachten vlot en duidelijk onder woorden.
  • Houdt een helder verhaal met een duidelijke structuur.
  • Ondersteunt het betoog met voorbeelden, humor of via communicatiemiddelen.
  • Stemt de manier van presenteren af op de doelgroep.

De Eisen

  • De Externe is inzetbaar vanaf 01-11-2023 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-10-2024 voor 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
  • Eis 3. Werkervaring met het uitvoeren en verbeteren van administratieve processen. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 4. Vereiste competenties/vaardigheden: Stressbestendigheidheid: Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden. Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in. Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten. Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat. Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen. Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Presenteert feiten, meningen en ideeën op een heldere wijze. Maakt hierbij gebruik van relevante communicatiemiddelen. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

De Wensen

  • Wens 1. (Verdiepingswens t.a.v. eis 3): Ruime ervaring met het uitvoeren en verbeteren van administratieve processen, bij voorkeur binnen een grote (1000+) organisatie en/of overheidsorganisatie. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 2. Kennis van- of werkervaring met HR en/of inkoopprocessen. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 3. Kennis van- of werkervaring met/binnen de Uitzendbranche. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 4. Uitgebreide kennis van en werkervaring met Excel. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 5. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal HBO niveau. Losse (deel)certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien. Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend. Puntenverdeling: Nee = 0/5 Ja = 5/5

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid