Projectsecretaris

Waar ben jij van?

Jij bent van het overzicht, structuur en beheersbaarheid. Als projectsecretaris heb jij een helikopterview en ben jij dé rechterhand van de projectmanager. Jij bent in staat continu het overzicht te bewaren, proactief te handelen en de voortgang te bewaken en rapporteren. Met jouw passie voor en ervaring met projectbeheersing draag jij bij aan het succes van projecten voor de gemeente Rotterdam.

Jouw functie

Als Projectsecretaris binnen Strategie & Ondersteuning (S&O) zorg jij voor overzicht, structuur en juridische borging. Je bent de rechterhand van de projectmanager en houdt de backoffice op orde. Jij verzamelt en beheert alle niet-financiële contracten binnen S&O, vraagt deze op, checkt de inhoud en beoordeelt de juridische afspraken en implicaties voor de organisatie. Je werkt daarbij nauw samen met het KIPP-team (kwaliteit) en de Privacy Officer om deze contracten te ordenen, prioriteren en vast te leggen in een beheersbaar systeem.

Daarnaast produceer je projectdocumenten (plannen, voortgangsrapportages, notities, planningen, besluitenlijsten), bewaak je de voortgang en adviseer je over risico’s en juridische aandachtspunten. Je coördineert besluitvorming, organiseert en bereidt overleggen voor en houdt het overzicht over alle betrokken partijen en informatiestromen.

Met jouw scherpe oog voor details en juridische aspecten, zorg je voor transparantie, grip en continuïteit in projecten en contractbeheer.

Jouw profiel

Als Projectsecretaris bij S&O ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamelijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.