Documentalist-het project wilhelminakanaal sluis ii

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen.

Project
Het project Wilhelminakanaal Sluis II (afgekort WHK Sluis II) is onderdeel van de opwaardering van het Wilhelminakanaal in Tilburg van vaarwegklasse II naar vaarwegklasse IV. De afgelopen jaren zijn reeds diverse werkzaamheden verricht om deze opwaardering te realiseren, maar een aantal werkzaamheden moet nog worden uitgevoerd. Deze werkzaamheden betreffen de sloop en herbouw van Sluis II, de afbouw van Sluis III en de afbouw van kanaalpand tussen Sluis II en Sluis III. In aanvulling op het reguliere project zijn twee meekoppelkansen toegevoegd aan het project, namelijk het snelfietspad zuidoever en vernieuwing damwanden ten zuidwesten Sluis II. Door de opwaardering van het kanaal en herbouw van Sluis II, wordt Brabant beter bereikbaar.

Het project is oorspronkelijk gestart in 2019 met het voornemen in 2021 de aanbesteding te starten. Echter kon niet worden voldaan aan de stikstofopgave, wat destijds de reden is geweest dat het project in de zogenoemde sluimerstand is gegaan. Als gevolg van voortschrijdende inzichten ten aanzien van het stikstofdossier heeft eind 2023 een doorstart plaatsgevonden. De planstudiefase is doorlopen, het Projectplan Waterwet is definitie en de aanbesteding van het contract is in juni 2025 gestart. De planning is in Juli 2026 het contract te gunnen aan de aannemer. Het team hecht grote waarde aan samenwerking, zij werken samen op de projectlocatie Tilburg, elke maandag en woensdag.
Het project Wilhelminakanaal Sluis II is een samenwerkingsopdracht tussen Rijkswaterstaat GPO, gemeente Tilburg en Provincie Noord-Brabant. Rijkswaterstaat is de penvoerder, het project volgt de kaders en richtlijnen van Rijkswaterstaat.

Opdrachtomschrijving:
Opdracht moet worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en RWS. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Dit beheer betreft activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast gaat het om het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Het gebruikte systeem is HummingBird (eDocs), mogelijke wordt binnen de contractperiode besloten te migreren naar Connect (sharepoint).
Een belangrijke taak is het trainen van de projectmedewerkers zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS;
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
• Verbeterplan maken en uitvoeren op de resultaten van de tussentijdse toets van DIM;
• de opslagcapaciteit van het DMS monitoren en zo nodig uitbreiden;
• het melden van storingen op DMS (Connect-site/ Hummingbird) aan ict helpdesk
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties in de vorm van functionele wensen.
• het vervaardigen van de voortgangsrapportage en dashboard en dit maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing;
• Te zijner tijd de site(s) gereed maken voor overdracht naar het archief.
• Afronden van de projectfases, en archivering van relevante documenten tot dan toe gebruikt.

Resultaat opdracht:
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties:
➢ Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
➢ Dienstverlenende en klantgerichte instelling
➢ Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
➢ Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
➢ Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
➢ Nauwkeurigheid
➢ Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
➢ Pro-actieve instelling
➢ Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
➢ Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
➢ Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).