Projectondersteuner projectleiders

Wij zoeken een

Projectondersteuner
voor 28 uur per week, voor de duur van 1 jaar

Werkzaamheden:
Ondersteunen van de diverse projectleiders in brede zin. Is hierbij de verbindende factor tussen bestuur en projectleiders en bewoners/externen en managers/projectleiders.
Specifieke taken/resultaatgebieden:

1. Levert  inhoudelijke, secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de projectleiders bij de uitvoering van programma’s en projecten.
- Maken van afspraken/agendabeheer
- Opstellen en verzenden van mailberichten, mailingen en brieven
- Voorzet maken/uitwerken van PowerPointpresentaties
- Ondersteunen en opstellen (project)plan en plan van aanpak
- Opstellen van overzichten en rapportages
- Samenstellen van nota’s van inlichtingen
- Uitwerken nieuwsbrief (en verzenden) voor externen en betrokkenen
- Inzage en beheer mailboxen van de projectleiders en de algemene mailbox
- Verdelen van de inkomende post, terugbelverzoeken/contactformulieren
- Versturen van opdrachtbrieven en aanvragen/afwijzen offerten
- Dossiers aanmaken, voortgang bewaken en archiveren van documenten
- Externe projectleiders wegwijs maken in de diverse programma’s
- Up to date houden van de website

2. Draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten
- Opstellen en versturen van inhoudelijke agenda voor projectoverleg/overleg werkgroepen
- Notuleren diverse overleggen
- Actielijst maken en deze bewaken

3. Organiseert bijeenkomsten en activiteiten
- Afdrukken van presentatiemateriaal
- Presentatieborden voorzien van presentatiemateriaal
- Indien nodig samples op locatie regelen
- Regelen van personen die de avond begeleiden
- Regelen diverse faciliteiten zoals zaal, catering, ed. .
- Assisteren tijdens een inloopavond, gasten ontvangen en wegwijs maken.
- Opbouwen netwerk (aanvullen adresgegevens bewoners/externen)

4. Verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen, afspraken en de afhandeling van besluiten
- Bewaakt de afspraken voor de managers en projectleiders.
- Bewaakt de collegebesluiten en afhandeling van deze besluiten in overleg met de managers en projectleiders.
- Controleert regelmatig de acties uit diverse overleggen.

Profiel
Wij zoeken een accurate projectondersteuner met uitstekende communicatieve vaardigheden die in het bezit is van een klantgerichte en dienstverlenende instelling en flexibel en integer is. Deze ondersteuner kan uitstekend zelfstandig werken, maar kan ook in teamverband werken. Tevens is het hebben van organisatorisch inzicht en het houden van regie over de werkzaamheden op professionele wijze een must.
Wij verwachten een secretariële opleiding op mbo of mbo+ niveau en enkele jaren ervaring als projectondersteuner, bij voorkeur in een politiek/bestuurlijke omgeving. De vaardigheden met Outlook, Word, Excel en digitale informatiesystemen zijn uitstekend.