Projectondersteuner

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Opdracht

De afdeling Projecten, Programma’s en Interim Management (PPIM) van de gemeente Apeldoorn zoekt een gedreven en nauwkeurige projectondersteuner die een essentiële rol speelt in het ondersteunen van onze projectteams. Als projectondersteuner voer je afgebakende inhoudelijke, secretariële, administratieve en organisatorische taken uit op operationeel niveau. Jij zorgt ervoor dat de dagelijkse operationele zaken rondom de projecten goed verlopen, zodat de projectleider en het team zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van projectvergaderingen, bijeenkomsten en andere projectactiviteiten. Je maakt afspraken, verzorgt de verzending van agenda’s en stukken, doet de verslaglegging en zorgt voor de afhandeling en archivering van documenten. Jouw werk zorgt voor een gestructureerd en efficiënt verloop van de projecten, waarbij je de operationele ondersteuning biedt die nodig is om de projectteams optimaal te laten functioneren.

Wat ga je doen?

• Voorbereiden en organiseren van projectvergaderingen, projectbijeenkomsten en andere projectactiviteiten;
• Het maken van afspraken en verzorgen van de verzending van agenda’s en stukken;
• Het opstellen van verslagen van projectvergaderingen en -activiteiten;
• Afhandelen van administratieve taken, zoals archivering en documentbeheer;
• Ondersteuning bieden aan het projectteam bij operationele vraagstukken;
• Zorgen voor de opvolging van actiepunten en het bewaken van de voortgang op administratief gebied.

Competenties

• Je bent flexibel, innovatief, loyaal, doortastend en stressbestendig;
• Je bent verbindend en communicatief sterk;
• Je hebt energie en weet dit over te brengen in de samenwerking.

Benodigd aantal professionals
Maximaal 3 (het defintieve aantal benodigde professionals is afhankelijk van de interne besluiten die er genomen gaan worden omtrent de capaciteit van het team projectondersteuners)

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Ja