Consultant/engineer sharepoint

Opdrachtomschrijving:

De verwachte aanpak van de implementatie Sharepoint zal bestaan uit tenminste de volgende stappen:

1. Selectie marktpartij implementatie Sharepoint
2. Opstellen Functioneel Ontwerp / Technisch Ontwerp
3. Installatie en configuratie Sharepoint on-premise
4. Uitrol naar de organisatie
* Migratie- en uitrolplan opstellen
* Pilots en evaluatie
* Training opleiding
* Migratie actuele data naar Sharepoint
* Voorbereiden beheerorganisatie cf op te stellen verantwoordelijkheden matrix (Beheerplan)

5. Overgang naar beheerfase
Van de Sharepoint deskundige wordt ondersteuning gevraagd bij de bovengenoemde projectactiviteiten (die door de in te zetten marktpartij worden uitgevoerd) hetgeen betekent:

Ad 1) Advies uitwerking eisen en wensen t.b.v. uitvraag. Resultaat: Definitief adviesdocument met besluitvormingsnotitie.
Ad 2) Richtinggevende kaders inrichting SharePoint-omgeving. Resultaat: Vastgesteld kaderdocument inrichting.
Ad 2) Onafhankelijke kwaliteitscontrole FO en TO. Resultaat: Schriftelijk toetsingsrapport met acceptatieadvies.
Ad 3) Verificatie en testcoördinatie inrichting. Resultaat: Go/no-go advies op basis van testresultaten.
Ad 4) Input uitrol- en migratieplan. Resultaat: Besluitrijp migratie- en uitroladvies.
Ad 4) Kwaliteitscontrole uitrol-, migratie- en beheerplan. Resultaat: Reviewrapport met verbetermaatregelen.
Ad 4) Begeleiding gebruikersadoptie. Resultaat: Vastgesteld adoptieplan inclusief KPI-set.
Ad 4) Begeleiding opleiding beheerders. Resultaat: Formele overdracht beheerkennis.
Ad 4) Voortgangsbewaking datamigratie. Resultaat: Periodieke voortgangsrapportages + eindrapport migratie.
Ad 5) Advies gereedheid beheerfase. Resultaat: Schriftelijk go/no-go advies aan management.

Nadere toelichting
Producten en werkwijzen van de kandidaat voldoen aan de normen van de Algemene Rekenkamer.
Kandidaat is gehouden aan geheimhouding en tekent daartoe een geheimhoudingsverklaring.

Achtergrond opdracht:

De AR gaat een Sharepoint on-premise omgeving invoeren die door de gehele AR gebruikt zal geworden en aan de eisen voldoet die vanuit de archiefwet hieraan gesteld worden. Hiervoor zal een aanvraag in de markt worden gezet voor een marktpartij die dit kan uitvoeren.

De Sharepoint deskundige (consultant en engineer) wordt ingezet om 1) begeleiding/coördinatie te doen van de activiteiten die aan de kant van de AR moeten gebeuren en 2) kwaliteitscontrole te doen op producten die vanuit de marktpartij worden opgeleverd.

Resultaatgebied & Verantwoordelijkheden

Zorgen voor beheerste projectvoering intern AR als tegenhanger van marktpartij die het merendeel van de werkzaamheden uitvoert.
Kwaliteitscontrole op opgeleverde producten door marktpartij (zie boven)

Vakmatige taken
- Goede Kennis van Sharepoint SE inbrengen.
- Adviseren over best-practices inrichting en beheer Sharepoint zodat Sharepoint voldoet aan ondersteuning processen AR en compliant is met wet- en regelgeving.
- Technische deskundigheid op succesvolle inrichting Sharepoint SE bij de AR inbrengen

Coördinerende / sturende taken
Capaciteit en expertise coördineren intern AR als tegenhanger van marktpartij voor de genoemde activiteiten.
Afstemmen met directies en afdelingen over inzet van medewerkers over functionele behoefte, deelname pilots, uitrol, opleidingen, demo’s en migratie van data.

Competenties

• Organiseren gebruikersinbreng en participatie bij de inrichting en in gebruikname van SharePoint
• Idem voor de beheerorganisatie
• Presenteren van belangrijke bevindingen of aanbevelingen schriftelijk of mondeling aan hoger management
• Gestructureerd werkzaamheden bijhouden, monitoren en bijsturen bij een implementatietraject
• Kennis van en ervaring met projectbeheersingsmethoden en -aspecten