Projectleider procesoptimalisatie & financieel functioneel beheer

Doel van de opdracht 

Het doel van deze opdracht is het optimaliseren en digitaliseren van processen binnen HR, Finance, VIC en ICT. De nadruk ligt op het vertalen van financiële en administratieve behoeften naar een slimme, functionele inrichting van systemen en op het versterken van datagedreven werken. 

Onderdeel van het datagedreven werken is het realiseren van een datakoppeling tussen financiële bronsystemen en Power BI, zodat processen, sturing en interne controles op betrouwbare data kunnen plaatsvinden. 

Een ander belangrijk onderdeel is het ondersteunen van teams bij het optimaal benutten van Microsoft 365 en in het bijzonder Microsoft TEAMS om samenwerking, communicatie en procesinrichting te verbeteren. 

Profiel van de specialist 
De specialist heeft aantoonbare ervaring met:

• Procesoptimalisatie binnen financiële, control en administratieve ketens;
• Ervaring met procesoptimalisatie en het verbeteren van de inrichting en het gebruik van systemen zoals Key2Financien, Lias en HR/-salarisapplicaties/salarisapplicaties;
• Het ontsluiten en modelleren van data richting Power BI;
• Het begeleid inzetten van Microsoft 365 apps, specifiek Microsoft apps, specifiek TEAMS, ter ondersteuning van werkprocessen;
• Trainen en ondersteunen van medewerkers in digitale werkwijzen; 
• Werken binnen een gemeentelijke organisatie. 

Werkzaamheden 
A. Procesoptimalisatie (kern van de opdracht) 

• Analyseren van processen binnen HR, Finance, VIC en ICT; 
• Voorstellen en uitvoeren van verbeteringen; 
• Optimaliseren van workflow, verantwoordelijkheden en systeeminrichting; 
• Procesvastlegging in Engage.

B. Financieel functioneel beheer 

• verbeteren van de functionele inrichting van Key2Financiën en Lias; 
• afstemmen van systeemfunctionaliteit op proces- en controlbehoeften; 
• zorgen dat systemen logisch, efficiënt en ondersteunend zijn. 

C. VIC (Verbijzonderde Interne Controle) 

• ondersteunen van het VIC teamteam bij het digitaliseren van hun controles en werkwijzen; 
• omzetten van handmatige controles naar digitale en systeem ondersteunde checks; 
• zorgen dat systemen en data de VIC-processenprocessen beter faciliteren. 

D. Datakoppelingen & informatievoorziening 

• bijdragen aan het realiseren van de koppeling van Key2Financiën, viaAzure Data Factory naar Power BI; 
• realiseren van dashboards door de input van de eindgebruikers te vertalen naar gerichte aansturing naar de power bi developer 
• verbeteren van datakwaliteit en bruikbaarheid voor sturing en controles. 

E. M365adoptie & TEAMSadoptie & TEAMSoptimalisatie 

• helpen van teams om M365 optimaal te gebruiken in hun dagelijkse werk; 
• specifiek Microsoft TEAMS als centrale plek voor samenwerking, procesafspraken, documenten en communicatie; 
• inrichten of verbeteren van kanalenkanalen, werkprocessen, notificaties en governance; 
• begeleiden van medewerkers bij nieuwe digitale werkwijzen en mogelijkheden. 

F. Training & begeleiding 

• trainingen geven over M365apps, Microsoft TEAMS, Power BI dashboards en nieuwe procesinrichting (Engage)apps, TEAMS, dashboards en nieuwe procesinrichting; 
• zorgen dat medewerkers en proceseigenaren zelfstandig verder kunnen. 

4. Resultaten 
De opdracht is geslaagd wanneer: 

• processen binnen HR, Finance, VIC en ICT aantoonbaar efficiënter en duidelijker zijn; 
• systemen beter aansluiten op financiële, administratieve en controlbehoeften; 
• het VIC teamteam digitale ondersteuning ervaart in hun werkprocessen; 
• datastromen naar Power BI stabiel en betrouwbaar functioneren; 
• teams structureel beter gebruikmaken van M365 en Microsoft TEAMS; 
• medewerkers goed zijn meegenomen in de nieuwe werkwijzen.