Processpecialist assetmanagement

Opdrachtomschrijving
Als processpecialist assetmanagement breng je de processen rond het beheer van de Amsterdamse openbare ruimte in kaart en leg je ze eenduidig vast. Dat beheer wordt steeds meer datagedreven, en de kwaliteit ervan staat of valt met de processen erachter. Jij brengt structuur, samenhang en standaardisatie aan waar die nu ontbreken, en legt zo het fundament onder beter, voorspelbaarder en efficiënter beheer van de stad. 
  
Vanuit de roadmaps van de Asset Teams en de opbouw van de staande organisatie Proces en Informatie Management voor Asset Management (PIM-AM) is er een sterke behoefte om alle processen rond assets uit te werken. Veel processen zijn al beschreven, maar worden niet actief gebruikt en kennen geen eenduidige vastlegging; ook is onduidelijk welke informatie in welke processtap en in welk systeem moet landen. De processen worden ondergebracht in een processenhuis met een heldere hiërarchie: een duidelijk onderscheid tussen keten-, hoofd- en subprocessen, procesbeschrijvingen en werkinstructies. 
  
Dat gaat helpen om verbetering te brengen in: 
Assetmanagement in de openbare ruimte is een dynamisch en complex speelveld: het raakt aan financiën, duurzaamheid, gebiedsontwikkeling, werk in de openbare ruimte en aan elke asset in de stad. Voor een processpecialist met affiniteit voor het fysieke domein is dit een zeldzame opdracht: er is al veel opgetekend, maar structuur, samenhang, gelaagdheid en gestandaardiseerde vastlegging moeten nog gebeuren. Je bouwt dus niet op een leeg vel, maar maakt het verschil waar het er werkelijk toe doet — met rugdekking van PIM-AM als opdrachtgever, dat je bewust uit de waan van de operatie houdt zodat je aan het grote geheel toekomt in plaats van te verzanden in losse projecten. 
  
Zo helpen jouw processen om de schaarse publieke middelen goed in te zetten en de openbare ruimte veilig, leefbaar en bereikbaar te houden voor bewoner, ondernemer en bezoeker (BOB). Goede informatievoorziening is daarvoor de basis: ze stelt de gemeente in staat sneller en effectiever te onderhouden, te vervangen en te ontwikkelen, en met interne en externe ketenpartners op één informatiebeeld samen te werken. Jouw processen vormen het fundament onder die ketensamenwerking. 
  
Concreet beschrijf je, op basis van standaarden (BPMN, SIPOC, Amsterdamse kaders), alle processen die nodig zijn voor assetmanagement — ook nieuwe, met de reeds beschreven processen als basis — volgens de prioriteit die de regiegroep PIM-AM stelt. Dit processenhuis en de wijze van vastlegging zijn kaderstellend voor de rest van Stedelijk Beheer. Je werkt vanuit het Stedelijk Beheerteam PIM-AM, samen met een kwaliteitsmanager van het team Openbare Ruimte en Gebieden en gebruikers die het werk buiten goed kennen. Met de business bepaal je de huidige werkwijze en de gewenste situatie (SOLL) en organiseer je workshops om per asset tot een procesbeschrijving te komen. Je denkt mee over de implementatie en over het toetsen van de kwaliteit van werk en gegevens, en werkt nauw samen met de asset-teams, de architectuur (SAO/CST) en de domeinarchitect, die de AM-architectuur opstelt om de processen met de infrastructuur te verbinden. De inhoudelijke procesbeoordeling en de datakwaliteit blijven eigendom van de business. 

Werkzaamheden

• Afstemmen met en doorgronden van de belanghebbenden in de beheerketen.  
• Opzetten van een volwassen en gestandaardiseerd processenhuis, waarin de processen top-down en gestructureerd zijn opgenomen.  
• Uitwerken en Implementeren van een standaard voor procesbeschrijving van Asset Management Processen die gebaseerd is op de generieke standaard van de gemeente Amsterdam  
• Synergie bepalen in de procesbeschrijvingen  
• Organiseren van workshops om met de kwaliteitsmanager en medewerkers het proces te doorgronden en uit te werken. 
• Meedenken en meehelpen om de processen te implementeren (voordoen, meedoen, zelfdoen).  
• Beschrijven van processen conform standaarden (BPMN, SIPOC)  
• Je zorgt dat er voldoende aandacht is voor de digitale werkzaamheden binnen het proces ter ondersteuning van de informatiehuishouding.   

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever
Je komt te werken bij PIM-AM (Proces en Informatie Management voor Asset Management), het team binnen directie V&OR dat de informatievoorziening voor het assetmanagement van de afdeling Stedelijk Beheer regisseert. PIM-AM is volop in opbouw: we maken de stap van een tijdelijk programma (Regie op IV) naar een staande organisatie die de beheerketen structureel ondersteunt. Je bouwt dus mee aan iets blijvends, met directe lijnen naar de asset-teams en korte besluitvorming. 
Het processenhuis dat jij neerzet, is kaderstellend voor heel Stedelijk Beheer: de manier waarop wij processen vastleggen, geldt straks voor de hele assetmanagement keten. Je werkt in opdracht van de regiegroep PIM-AM, die prioriteiten stelt en je rugdekking geeft, en nauw samen met de asset-teams, die eigenaar blijven van de inhoud en de datakwaliteit. Zo combineer je strategische impact met stevige verankering in de praktijk. 
 Standplaats is het Weesperplein, bij PIM-AM en dicht bij de asset-teams. Na een korte inwerkperiode (circa drie weken) ben je minimaal drie dagen per week op het Weesperplein aanwezig; dit houd je bewust dicht bij de business. Daarnaast stem je af en werk je samen met kwaliteitsmanagers (of equivalent) binnen de asset teams, en ben je zoveel mogelijk bij de teams op locatie.