Medewerker vastgoedadministratie

Organisatie

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Team/Organisatie
Voor het Vastgoedteam van de gemeente Nieuwegein (uitvoeringsorganisatie beheer en exploitatie van alle gemeentelijke gebouwen met een maatschappelijke functie, incl. de eigen huisvesting, zoals Stadshuis) is behoefte aan tijdelijke ondersteuning op het gebied van de vastgoed administratie en het verbeteren c.q. optimaliseren van het proces verhuur sportaccommodaties.

Vastgoedteam: team van 14 medewerkers, 4 vastgoedmanagers (tactische functie), 3 vastgoedbeheerders (operationeel), 2 administratieve medewerkers, 3 medewerkers schoonmaak die groep van circa 20 schoonmakers aansturen,1 inkoper en 1 teamleider. Een compact en leuk team, ook onder de huidige bijzondere omstandigheden met corona.

We beheren ca. 40 gebouwen, waaronder Stadshuis en Theater in de binnenstad, aantal scholencomplexen, verschillende sportgebouwen voor binnen- en buitensport (incl. de sportvelden), gebouwen voor buurtwerk en gebouwen zoals de gemeentewerf en 2 brandweerkazernes. Het onderhoudswerk is voor het grootste deel uitbesteed, waarbij het vastgoedteam de regie voert. Vastgoed is de laatste jaren steeds meer een strategisch sturingsinstrument van het bestuur geworden. Kortom een interessant werkveld waarin momenteel veel gebeurt.

Opdracht

• Zorgt voor de in- en uitgaande post en archivering via de daarvoor bestaande interne kanalen.
• Codeert facturen in het digitale financieel systeem.
• Verzorgt in afstemming met de vastgoedbeheerder en/of -manager de administratieve afhandeling van manco’s, storingen en/of schademeldingen.
• Verzorgt de inroostering en bijbehorende administratie van incidentele en vaste verhuur van gemeentelijke accommodaties en van door de gemeente gehuurde accommodaties. + invoeren roosteruren in het gebouwbeheersysteem van sportzalen.
• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe informatie over het gemeentelijk vastgoed en het beheer en de exploitatie daarvan (servicedesk gemeentelijk vastgoed).
• Verstrekt in voorkomende gevallen intern en extern meer gedetailleerde informatie over het beheer en de exploitatie van het gemeentelijk vastgoed, en over projecten.

 

Competenties

• Kan wensen en vragen van verschillende sportverenigingen/sporters omzetten in goede bezetting van de verschillende sportzalen (3 sportzalen, 6 gymzalen, 1 zwembad);
• Doorziet processen en zoekt naar mogelijkheden voor optimalisatie;
• Is flexibel; leert snel de werkwijzen en mores in een nieuwe werkomgeving;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.