Medewerker Bestuurssecretariaat

Opdrachtomschrijving

Vanwege een interne verschuiving zoeken wij voor de periode tot 1 januari 2022 een medewerker bestuurssecretariaat voor 32 uur per week. Maak jij makkelijk contact met mensen, heb je een positieve houding en ben je de spin in het web? Dan zoeken wij jou.

Wat zijn je taken?

Als medewerker van het Bestuurssecretariaat laat je de werkdag voor de collegeleden soepel verlopen. Je zorgt voor:

• het complexe agenda beheer van het college van B&W en gemeentesecretaris
• het geven van secretariële ondersteuning aan het college van B&W en gemeentesecretaris
• het verzamelen van agendastukken voor de collegevergaderingen en MT-vergaderingen en het samenstellen van de agenda’s daarvoor met behulp van vergaderapp Ibabs
• het maken van de juiste keuzes in het stellen van prioriteiten van alle voorkomende werkzaamheden
• het ontvangen van bezoek voor het college en het eerste telefonische contact van mensen die contact willen komen bestuurders en de gemeentesecretaris
• het notuleren van de vergaderingen van de ondernemingsraad met de WOR-bestuurders
• het applicatiebeheer van onze vergaderapp Ibabs

Naast de werkzaamheden voor het college verzorgt het bestuurssecretariaat secretariële ondersteuning en het complexe agendabeheer voor de projectorganisatie van de herindeling. Dit vergt veel afstemming met het bestuurssecretariaat van Uden.

Kandidaatomschrijving

Van al onze medewerkers verwachten wij dat zij initiatief tonen, klantgericht zijn, resultaatgericht werken en goed samenwerken. Daarnaast verwachten wij van jou dat je:

• MBO werk- en denkniveau hebt (bijv. opleiding management assistent niveau 4) en minimaal vier jaar ervaring hebt in een soortgelijke functie
• kordaat en pro-actief bent; een echte doener die van aanpakken houdt
• goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden hebt
• integriteit hoog in het vaandel hebt staan en correct omgaat met vertrouwelijke en politiek gevoelige informatie
• een kei bent in plannen en organiseren en makkelijk overzicht houdt
• zelfstandig werkt vanuit een vriendelijke maar ook duidelijke houding
• digitaal vaardig bent (onder andere MS Office en Ibabs).

            
Van iedere werknemer vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) op. Als er geen VOG zonder verklaring kan worden overlegd is dat een ontbindende voorwaarde.

Interviewplanning

Het eerste gesprek is gepland op maandagochtend 5 oktober. Op vrijdag 2 oktober hoor je of je daarvoor wordt uitgenodigd. Een eventueel tweede gesprek vindt plaats op donderdagmiddag 8 oktober. We gaan er vanuit dat je op die momenten beschikbaar bent. Mocht dit niet het geval zijn dit nadrukkelijk bij aanbieding vermelden.

Mocht er na de gesprekken nog twijfel bestaan willen wij de optie openhouden de top 3 of enkele van de top 3 kandidaten een paar uur mee te laten draaien in het secretariaat om de juiste keuze te kunnen maken. Dit zal dan gebeuren op maandag 12 oktober, hou hier in je agenda rekening mee.