Medewerker administratieve ondersteuning

Waar ben jij van?

Jij bent van een juiste administratieve afhandeling van belangrijke processen in de directe dienstverlening aan Rotterdammers. Als administratief ondersteuner op de afdeling K&O (Kwaliteit & ondersteuning) ondersteun je collega’s en teams die een bijdrage leveren aan een goede en gestroomlijnde dienstverlening voor alle hulpbehoevende Rotterdammers. Je hebt daardoor een belangrijke rol bij die dienstverlening.

Jouw functie

Jij gaat op de afdeling kwaliteit & ondersteuning aan de slag als administratief ondersteuner. Kern onderdeel van je functie is de verwerking van inkomende (digitale) post.

Jij ontvangt, bevestigt registreert de inkomende communicatie en zorgt dat deze dagelijks tijdig wordt doorgezet naar de juiste afdeling/behandelaar. Jouw functie is onmisbaar, jij bent de eerste schakel in de correcte afhandeling van binnenkomende (aan)vragen. Dankzij jou loopt de behandeling niet alleen zo vlot mogelijk maar is ook de administratieve afhandeling en de correcte registratie helemaal op orde.

Dagelijks wordt er een groot aantal (aan)vragen behandeld. Jij vindt het leuk om op een dynamische afdeling te werken waar een plotselinge ommezwaai van prioriteiten en taken heel gewoon is. Samen met je collega’s knallen om de takenlijst leeg te krijgen en te zorgen dat de afhandeltermijnen behaald worden geeft je voldoening en energie. Het is immers belangrijk dat Rotterdammers zo soepel mogelijk worden geholpen.

Andere werkzaamheden binnen de functie zijn:

Beheren algemene mailbox;

Het verdelen van workloads;

Werkopdrachten opvoeren in Socrates;

Het registreren van de juiste behandelaar en de opslag van documenten in diverse systemen.

Doordat jij het ontzettend leuk vindt om jezelf te ontwikkelen en alle ins and outs van je vak wilt leren kennen, kan jij in een later stadium ook verantwoordelijkheden oppakken zoals de eindcontrole op cases en zorgen dat deze administratief perfect worden afgesloten.

Jouw profiel

We zijn op zoek naar een enthousiaste en servicegericht administratief ondersteuner, die het belangrijk vindt om een zo goed mogelijke dienstverlening te leveren. Out of the box vragen schrikken je niet af, en je pakt taken zelfstandig en accuraat op. Verder beschik je natuurlijk over uitstekende communicatieve vaardigheden en heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, zodat je burgers en collega’s netjes te woord kan staan. Je vindt het makkelijk om verschillende administrative computer programma’s en systemen te bijhouden. Vanzelfsprekend ben je integer je werkt namelijk met privacygevoelige informatie. We zoeken een energieke aanpakker, die resultaatgericht, klantgericht, flexibel en met een grote drive te werk gaat. Je kan goed samenwerken, je bent omgevingsbewust en je draagt actief bij aan een goede werkcultuur. Vanwege de hoge werkdruk ben je stressbestendig en pak je jouw workload aan met een groot verantwoordelijkheidsgevoel en discipline. Deadlines schrikken je uiteraard niet af. Jij bent pas tevreden als je zeker weet dat je een zo goed mogelijke dienstverlening hebt kunnen realiseren. Je kan daarnaast snel schakelen in een dynamische werkomgeving.

De afdeling

De Afdeling Kwaliteit & Ondersteuning is een afdeling die ondersteuning levert aan burgers en andere afdelingen in het Domein Inkomen. De vak afdelingen beoordelen en beheren de (aanvragen van) uitkeringen in het kader van de Participatiewet.

De teams Administratieve Ondersteuning van K&O ondersteunen de vak afdelingen, met name de teams Intake en Beheer. Samen dragen zij zorg voor de Inkomenszekerheid van de Rotterdamse burger.

Onze organisatie

Wij van Werk en Inkomen werken aan de rauwe randen van de stad. Daar waar stadsgenoten niet het vermogen bezitten om een zeker bestaan op te bouwen. Hetzelfde geldt voor de Oekraiense vluchtelingen. Wij bieden de schouder die nodig is als je in een uitkeringssituatie terecht komt. Wij zijn ook de mensen die zich onbaatzuchtig inspannen om iemand vooruit te helpen richting een baan en vast inkomen.

We zetten ons in voor mensen voor wie voorspoed niet vanzelfsprekend is. Rotterdammers die een steuntje in de rug nodig hebben om werk en een inkomen te vinden. Stadsgenoten die keihard knokken om hun eigenwaarde te behouden, en daar vallen ook mensen onder die bijvoorbeeld de taal nog niet machtig zijn omdat ze hun thuisland moesten ontvluchten door een oorlog. Iemand die door een bedrijfsongeval niet meer volledig inzetbaar is. Ondernemers die in de problemen dreigen te komen of jongeren die moeilijk aan de bak komen omdat ze een geestelijke, verstandelijke of lichamelijke beperking hebben. Wij zijn van het echte mensenwerk.