Management assistent openbare orde en veiligheid

Utrecht heeft jou nodig!


De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers: Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de ondersteuning van de directeur Veiligheid; Vier managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier clustermanagers;
De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.

In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen we op termijn het takenpakket uitbreiden.

Je taken zijn: Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt. Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers; Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in IBABS plaatsen). Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning. Samen met je collega’s zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent; Ondersteuning bij het financiële proces (aanvragen van bestellingen) in de systemen MUIS/SAP.
Jij hebt:
  Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau. Daarnaast heb je bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving; Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen; Kennis van iBabs is een pré Ervaring bij een Openbare Orde en Veiligheid afdeling is een pré

Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden: Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren; Je signaleert opvallendheden / knelpunten en brengt deze onder de aandacht van de manager die je ondersteunt en/of richting je collega’s binnen het Officemanagement. Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten). Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina. 


Goed om te weten:
De gesprekken worden in overleg gepland, waarschijnlijk op 15 of 16 oktober. De coordinator van het Officemanagement neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

Toelichting uren: we zoeken iemand die deze opdracht voor minimaal 12 uur per week kan invullen, meer uren is ook mogelijk maar tot maximaal 32 uur per week.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden. 
 
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. 

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. 
 
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.