Facilitair Servicedesk Medewerker

Jouw functie

Als facilitair servicedesk medewerker ondersteun en ontzorg je de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers. Je wordt samen met een andere collega het eerste aanspreekpunt voor alle meldingen die binnenkomen en zorgt voor een goede coördinatie van al deze vragen. Dit zijn veelal (storings)meldingen, maar kunnen ook vragen en/of wensen zijn. Elke melding wordt gecontroleerd op volledigheid en duidelijkheid. Je durft door te vragen, indien de probleem- of vraagstelling niet goed geformuleerd is, totdat jij duidelijk hebt wat het probleem is. Vragen of meldingen handel je zelfstandig af door uit te zoeken wie verantwoordelijk is of zet je door naar de huismeester of een externe leverancier. Complexere situaties zet je door naar de facilitair locatiemanager of escaleer je naar de juiste persoon. Vervolgens zet je de juiste lijnen uit om de melding af te handelen en houdt de aanvrager op de hoogte van de voortgang. Je communiceert met collega’s, accounthouders, zorgpartijen en leveranciers.

Het is belangrijk dat je het overzicht houdt over alle meldingen. Staat een melding te lang open dan bel of mail je de uitvoerder en zorg je dat het alsnog geregeld wordt. Is de melding afgehandeld dan koppel je dat terug aan de melder.

Je hebt dus een echt cruciale rol, bent veelzijdig bezig en jouw taken zijn zeer verschillend. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

Alle facilitaire meldingen die binnenkomen beoordelen

Rapportages maken op basis van de meldingen

Facturen accorderen

Meldingen escaleren wanneer nodig

Borgen van alle meldingen in het meldingenbeheersysteem (FMIS)

Uitzetten van acties bij elke melding naar personen en/of partijen

Voortgang bewaken, terugkoppelingen verzorgen, etc,

Alle administratieve handelingen die daaruit voortkomen

Aansturen huismeester (planning en taken)

1e Aanspreekpunt voor in- en externe partijen zoals leveranciers

Communicatie met melders, leveranciers en andere stakeholders

Beheren en archivering van documenten in MS Teams

Wekelijks aandachtspunten binnen locaties en trends doorspreken met facilitair locatiemanagers

Jouw profiel

Wij zijn op zoek naar een facilitair servicedesk medewerker in een zeer uitdagende omgeving en werkveld. Het werken in dit project kan uitdagend zijn omdat de tijdsdruk regelmatig hoog is. Je houdt ervan om te pionieren in een zeer complexe en dynamische omgeving. Ondanks de dagelijkse hectiek blijf je rustig en behoud je het overzicht. Je bent accuraat, gaat secuur te werk en treedt proactief op indien nodig.

Het steeds schakelen met verschillende partijen en werkzaamheden geeft jou energie. Wel vraagt dit ook om sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Je kan omgaan met belangentegenstellingen. Het is hiervoor van belang dat je stressbestendig bent. Je gaat zelfstandig en projectmatig te werk, houdt van afwisseling en bent in staat om structuur en overzicht aan te brengen en prioriteiten te stellen die leiden tot een optimale dienstverlening. Je werkt nauw samen met de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers. Door de facilitair locatiemanagers te ontzorgen kunnen zij zich focussen op de complexere vraagstukken.