Senior Managementassistent

Jouw functie

Als managementassistent biedt je ondersteuning aan en ontzorg de teamleiders, het hoofd van de afdeling en de experts. Je bent de spin in het web, die alle ballen hoog weet te houden en het overzicht niet verliest.

Dit doe je door:

De agenda van je teamleider up-to-date te houden. Je hebt te maken met complex agendabeheer (volle en diverse agenda’s).

Prioriteren en beantwoorden van e-mail van het management.

Registratie van ziek- en betermeldingen en verlofaanvragen van medewerkers

Beheer van de mailbox en agenda van het secretariaat.

Op orde houden van ondersteunende faciliteiten. Zoals het aanmaken van een bestelformulier voor borrels, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van overige faciliteiten.

Ondersteuning bij lezingen en participatiebijeenkomsten. Zoals contact met sprekers, posters laten maken, uitnodigingen versturen, ondersteuning tijdens presentaties.

Ondersteuning bij buitenlandse dienstreizen. Zoals dienstreisformulier opstellen, trein- of vliegtickets boeken, hotel reserveren, contact met de organisatie.

Ondersteuning van het bestuurlijk proces.

Tijdschrijven voor teamleiders en afdelingshoofden.

Aanmelden en ontvangen van bezoekers en (buitenlandse) delegaties.

Jouw profiel

De managementassistent is een echt organisatietalent, trots op de functie, en iemand die zich niet gauw uit het veld laat slaan. Je bent een spin in het web, flexibel met een proactieve instelling, kan goed schakelen en organiseren en bent gewend om in een team te werken. Je bent accuraat, dienstverlenend en kan ook goed je grenzen aangeven. In verband met het onderling kunnen vervangen, ben je, mits bijtijds aangegeven, flexibel in het wisselen van een werkdag. En verder willen we dat de managementassistent zelfstandig en oplossingsgericht werkt. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.