Business Projectleider SAP ESM

Opdrachtomschrijving

Het programma Modernisering Informatievoorziening Bedrijfsvoering (MIB) bouwt aan de vernieuwing van de bedrijfsvoering ICT van de politie. We vervangen en moderniseren bedrijfsvoeringsystemen waarmee we beter en sneller kunnen werken. Maar niet alleen dat, ook de manier waarop we werken gaat veranderen. De IV-oplossingen die we inkopen, vragen om bijpassende werkprocessen.

Onderdeel van MIB is FMS+. Daartoe is uit een aanbesteding meerdere modules van SAP S4/Hana gekomen. In het project wordt met leverancier en implementatiepartner gewerkt aan een integrale oplossing (SAP) voor de huidige systemen voor financieel beheer, inkoop & contractmanagement, logistiek & middelenbeheer en portfolio- en projectmanagement. Tevens is de SAP module Enterprise Service Management aangekocht.

Het sectorhoofd Voer- en Vaartuigen is naast leidinggevende en verantwoordelijke voor de dienstverlening van Voer- en Vaartuigen ook Business Owner SAP ESM voor het gehele korps. De scope is primair servicemanagement voor de dienstverlening van het Politiedienstencentrum waar de bedrijfsvoering is gecentraliseerd. De scope omvat i.i.g. ESM voor Facility Management, Financiën en Verwerving. HRM, IV, Vastgoed en Operationele middelen nog nader te bepalen. De module maakt onderscheid tussen meldingscategorieën en faciliteert bijbehorende workflows per categorie.

Minimaal worden de KWISR types ondersteund:

• Klacht;
• Wens;
• Informatie;
• Storing;
• Reservering.

De module moet een aantal systemen gaan vervangen, waaronder een deel van Planon. Daarnaast wenst de stuurgroep FMS+ ook een aantal extra functionaliteiten te realiseren die de huidige software niet biedt. Er zijn 27 eisen en 11 wensen geformuleerd die dienen te worden gerealiseerd tussen oktober 2026 en december 2027 met livegang voor alle 65.000 medewerkers van de politie op 1 januari 2028.

Het sectorhoofd Voer- en Vaartuigen (de Business Owner) wil zeker weten dat de dienstverlening continueert na de overgang deze module van SAP S4/Hana. Naast continuïteit is de opdracht om de kansen te benutten van SAP en in principe onze werkprocessen aan te passen aan de SAP standaarden.

Er is te weinig (SAP) kennis om als goede gesprekspartner te fungeren voor leverancier, implementatiepartner en andere teams van het Politiedienstencentrum (implementatieteam). Dat is met name het geval voor deze ESM module. Nodig is ook de leidinggevenden van de diensten en met name de 3 servicedesks te betrekken en helpen de voorbereiding en de “change” niet alleen te omarmen maar hen te laten helpen -ook in de totale keten- de SAP implementatie succesvol te laten lopen. We maken ook een interne Product Owner, materiedeskundige(n) en er zijn business change managers die de change in de waardestroom aanjagen.

Verantwoordelijkheden:

• Als Business Projectleider SAP ESM ben je namens de Business Owner verantwoordelijk voor de succesvolle implementatie van een nieuw SAP ESM softwaresysteem binnen het PDC.
• Uitgaande van de implementatie strategie schrijf je mee aan het plan van aanpak voor de implementatie.
• Je ondersteunt en adviseert actief de BO en PO. Je helpt te waarborgen dat de software conform het PvE, de implementatie strategie en het plan van aanpak wordt ingevoerd.
• Je zorgt ervoor dat de business continuïteit wordt gewaarborgd. Signaleert en adviseert waar de BO en PO over moet besluiten.

Kernactiviteiten:

• Projectmanagement: meeschrijven van implementatie plan van aanpak; regie voering op business continuïteit; borging van kwaliteit van implementatie; het project periodiek rapporteren op GOTIK (geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit).
• Business Continuïteit: Zorgen voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem overeenkomstig de implementatie strategie en plan van aanpak, met minimale verstoring van de bedrijfsvoering. Dit omvat ook het vooraf ontwikkelen van risicobeheerplannen en noodprocedures.
• Data Cleaning: Je stuurt het implementatieteam aan betreffende het opschonen van data in legacy systemen.
• Data migratie en koppelingen: Je stuurt het team aan voor het voorbereiden en manueel muteren van masterdata en operationele data in het nieuwe softwaresysteem. Je houdt toezicht op de kwaliteit van geautomatiseerde data migratieprocessen en nieuw aangebrachte systeem koppelingen opdat de betrouwbaarheid en integriteit van data gewaarborgd blijft.
• Werkinstructies: Je zorgt ervoor dat PDC haar werkinstructies aanpast aan het nieuwe systeem.
• In en externe communicatie: je draagt zorg voor tijdige, eenduidige en effectieve communicatie naar de interne organisatie en naar andere politieafdelingen en externe partners die zeker of mogelijkerwijs een impact gaan ondervinden door het software implementatie project.
• Opleiding medewerkers: Je zorgt dat de medewerkers voldoende getraind zijn voordat ze live kunnen gaan met de nieuwe software.
• Synchronisatie van systemen: Coördineren van noodzakelijke integraties van het nieuwe systeem met bestaande legacy systemen die tijdelijk of voor lange periode naast elkaar zullen blijven bestaan, ervoor zorgend dat gegevensconsistentie en systeemfunctionaliteit gewaarborgd blijven. Gedurende de periode dat processen zowel door het nieuwe systeem als door de legacy systemen lopen is extra aandacht voor consistentie van geconsolideerde rapportages.
• Testen: je zorgt ervoor dat het systeem serieus en zorgvuldig risico based wordt getest voor live gaan.

Waar kom je te werken:

Je komt te werken voor het Politiedienstencentrum (PDC). En valt beheersmatig onder de sector Voer- en Vaartuigen, onderdeel van de Dienst Facility Management. Maar je beweegt je binnen het hele PDC en rapporteert aan de Business Owner tevens sectorhoofd Voer- en Vaartuigen.

Voer- en Vaartuigen draagt landelijk zorg voor een passende, veilige en betrouwbare vloot, wagenpark en drones en aanverwante facilitaire dienstverlening voor de politie. De sector Voer- en Vaartuigen bestaat uit de Teams Wagenparkbeheer (Rotterdam, Wijk bij Duurstede en Zwolle), Politiegarages (Amsterdam, Den Haag, Eindhoven en Rotterdam), Vaartuigonderhoud (landelijk) en Transport (Amsterdam, Den Haag en Rotterdam).

Over de klant:

• Een screening is een verplicht onderdeel van de sollicitatieprocedure, de duur van de screening kan variëren.
• Het afgeven van meerdere geldige referenties is een verplicht onderdeel van de selectieprocedure.
• In je cv moet duidelijk vermeld staan wie jouw werkgever is, niet alleen de opdrachtgever.
• De standplaats van elke opdracht kan variëren dus houdt rekening met extra reistijd.
• Profielen die niet voldoen aan de gestelde wensen en eisen zullen niet in behandeling genomen worden.
• Wij verzoeken kandidaten het hoogst behaalde diploma duidelijk in het cv te vermelden.
• Zorg ervoor dat het e-mailadres en het mobiele telefoonnummer van de aangeboden kandidaat duidelijk zichtbaar is in het CV Zonder deze toelichting kunnen wij het CV helaas niet in behandeling nemen.
• Bij de politie is een fulltime dienstverband standaard 36 uur per week.
• Te allen tijde zijn uitsluitend de tussen Circle8 en de Politie geldende algemene voorwaarden van toepassing. Eventuele algemene voorwaarden van derden, waaronder die van leveranciers, worden nadrukkelijk uitgesloten en zijn nooit van toepassing
• Houd er rekening mee dat de screening zich, indien noodzakelijk, mede kan uitstrekken tot uw directe omgeving, zoals familie, vrienden en kennissen