Coördinerend beleidsadviseur records- en datamanagement

Over de opdrachtgever:
Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) speelt een cruciale rol in de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) valt het COA onder de politieke verantwoordelijkheid van de minister van Asiel en Migratie. Het COA werkt nauw samen met andere organisaties binnen de vreemdelingenketen, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Vreemdelingenpolitie en de Koninklijke Marechaussee.

Binnen deze dynamische en maatschappelijk relevante organisatie zijn wij op zoek naar een gedetacheerde coördinerend beleidsadviseur die zich niet alleen richt op het opstellen van beleid, maar ook de communicatieve coördinatie en implementatie ervan verzorgt.

Functieomschrijving:
In deze functie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatie van het informatiebeheerbeleid binnen COA, met bijzondere aandacht voor communicatie en samenwerking tussen afdelingen. Je werkt nauw samen met de Beleidsadviseur Recordsmanagement en medewerkers Informatiebeheer en speelt een centrale rol in het vertalen van beleidsdoelen naar praktische uitvoering.
Je coördineert verbeterinitiatieven waar input en/of deelname vanuit team RDM gewenst is, het verbeteren van de informatiehuishouding, de implementatie van het DUTO-beleid en de impact van de vernieuwde Archiefwet. Je zorgt ervoor dat de communicatie rondom deze veranderingen helder is en zorgt voor de benodigde afstemming tussen verschillende teams en afdelingen.
Je bent de schakel tussen operationele teams en beleidsmakers, en coördineert de communicatie en uitvoering van de volgende werkzaamheden:
•    Coördinatie van beleidsimplementatie: Je begeleidt de implementatie van belangrijke trajecten zoals het vervangingsbesluit, het verbeteren van documentbeheer, en de implementatie van het DUTO-beleid.
•    Begeleiding en communicatie: Je zorgt voor heldere communicatie over veranderingen in het informatiebeheer, ondersteunt het team in het implementeren van nieuwe processen, zorgt voor verbinding tussen de afdelingen en het vergroten van naamsbekendheid van team RDM
•    Monitoren van verbeterinitiatieven: Je monitort en bewaakt de voortgang van verbeterinitiatieven waar team RDM een rol speelt en zorgt voor de communicatie van resultaten naar de betrokken teams.
•    Monitoren overbrengen van archief naar het Nationaal Archief: Je monitort de voortgang van het proces van overbrenging en zorgt voor de noodzakelijke communicatie en afstemming.
•    Standaardiseren van processen: Je zorgt voor de implementatie van gestandaardiseerde vernietigings- en overbrengingsprocessen en draagt bij aan het opstellen van het informatiebeheerplan.

Eisen:
•    HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of vergelijkbare disciplines.
•    Aantoonbare ervaring met projectmanagement, procesverbetering en het coördineren van communicatieve processen binnen informatiebeheer.
•    Kennis van de Archiefwet en aanverwante regelgeving voor informatiebeheer.
•    Ervaring met Document Management Systemen (DMS) en Records Management Applicaties (RMA).
•    Flexibiliteit en het vermogen om een balans te vinden tussen het naleven van regels en het inspelen op de praktische realiteit van de organisatie.
•    Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met het vermogen om effectief te communiceren op verschillende niveaus binnen de organisatie.
•    Zelfstandigheid en een proactieve werkhouding; in staat om direct de benodigde werkzaamheden op te pakken en te coördineren.
•    Goede netwerker

Wensen:
•    Ervaring bij een (semi)overheidsorganisatie.
•    Kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop.
•    Ervaring met het werken in een dynamische organisatie en het begeleiden van veranderingen binnen een complexe context.

Wat bieden wij?
•    Een contract voor 32 – 36 uur per week.
•    Een optie tot verlenging (2x6 maanden).
•    Mogelijkheid tot detavast.
•    Flexibiliteit in werktijden en de optie voor hybride werken.