Contract Manager

Opdracht omschrijving

Het Kadaster
Het Kadaster registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat onze wettelijke taak. Onze gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Omschrijving project waarbinnen de inhuurkracht te werk wordt gesteld
Het team Inkoop & Contractmanagement is op zoek naar een Contractmanager primair voor het facilitaire werkveld.

Bij het Kadaster wordt voor meer dan € 200 mln. per jaar uitgegeven bij leveranciers. Het grootste deel daarvan gaat naar IT leveranciers die hardware, software en andere diensten leveren. Het overige deel gaat voornamelijk naar het inhuren van mensen en uitgaven op facilitair gebied. Je kunt bij dit laatste denken aan kosten van gebouwen en alles wat daarmee samenhangt.

De afdeling Inkoop en Contractmanagement zorgt ervoor dat producten en diensten op een rechtmatige en doelmatige manier worden gecontracteerd. Vervolgens waken zij er (namens de contracteigenaar) voor dat bij de uitvoering van het contract de doelstellingen, die met het contract zijn beoogd, worden gerealiseerd.

De afdeling bestaat uit twee subafdelingen die voor alle directies werken, namelijk:

• Inkoopadvies en -begeleiding
• Contractmanagement  

Opdrachtomschrijving
Het succes van een contract wordt bepaald door de uitvoering en de bijdrage aan de doelstellingen van het Kadaster. Dat gebeurt door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief de naleving van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, (financiële) verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven te bewaken en alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen. Daarnaast moeten alle met het contract gepaard gaande risico's beheerst worden en de gewenste wijzigingen in het contract rechtmatig worden verzorgd.  

De contractmanager voert hiervoor namens de contracteigenaar tijdens de uitvoering de regie over alle relevante activiteiten en overleggen intern en extern (met leverancier) en zorgt dat de relevante afdelingen en personen worden betrokken. Bij aanvang van de uitvoeringsfase stemt hij de mate van governance af met de contracteigenaar.

Tevens wordt een contractdossier aangelegd zodat ook de uitvoering en prestaties van de leverancier gemonitord worden en desgewenst (achteraf) geëvalueerd kan worden. Daarnaast verzorgen de contractmanagers (input voor) rapportages voor de diverse stakeholders over de uitvoering van de contracten en de prestaties van leveranciers.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• CATS-methodiek
• SAP SRM voor registratie van financière verplichtingen/contractinformatie
• 2Agree voor bijhouden stuurinformatie contractmanagement

Verantwoordelijkheden

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn

De werkzaamheden van de contractmanager zijn uiteenlopend en hierbij kun je denken aan een relatief eenvoudig contract op het gebied van bedrijfshulpverlening maar ook een complexer contract wat betreft het onderhoud en beheer van al het vastgoed. Kortom: veel diversiteit in de contracten en dagelijks ben je bezig met werkzaamheden zoals:

• je draagt zorg voor implementatie van nieuwe contracten of bij vernieuwing van bestaande dienstverlening;        
• je monitort KPI’s, SLA’s, naleving van de in het contract vastgelegde voorwaarden en verantwoordelijkheden, (financiële) verplichtingen, procedures e.d., bewaakt de beoogde doelstelling van een contract en zorgt voor de analyses;
• je voert wijzigingen door op de bestaande contracten en het vastleggen hiervan in nauw contact met je opdrachtgever en je directe collega’s van Inkoop & contractmanagement;
• je bent het eerste aanspreekpunt voor de leveranciers en het inregelen van contacten zowel binnen het Kadaster als met leveranciers op diverse niveaus (governance) en neemt daarin zelf initiatieven en je zorgt ervoor dat de juiste resultaten gemeten worden en geeft (ook ongevraagd) advies;
• je bent vanaf het eerste moment betrokken bij de (Europese)  aanbestedingen/onderhandelingen (samen met de afdeling inkoopservices);
• je volgt relevante ontwikkelen in de (facilitaire) markt en vertaalt deze door in productinnovaties en dienstverlening en draagt deze aan ter verbetering;
• Je bent onderdeel van de afdeling Inkoop & Contractmanagement en van het specifieke team Contractmanagement. De afdeling en het specifieke team zijn in ontwikkeling en je draagt bij aan de vorming hiervan.