Bestuurssecretaresse/ bestuurssecretaris burgemeester de wolden

Organisatie
Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) geeft met ruim 900 medewerkers uitvoering aan de gemeentelijke taken en verleent diensten aan ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. Dit maakt ons de op één na grootste gemeentelijke organisatie in Drenthe. Daarnaast zijn wij een unieke organisatie door het werken voor 2 heel verschillende gemeenten. We zijn centraal gelegen en goed bereikbaar, zowel met de auto als het openbaar vervoer. Kijk voor meer informatie over onze organisatie op www.werkenbijdeswo.nl

Opdracht
Wij zoeken voor het bestuurssecretariaat een stevige, daadkrachtige, flexibele en stressbestendige teamspeler en gastvrouw (of heer!) die de secretariële ondersteuning van de burgemeester van De Wolden op gaat pakken. De vaste standplaats is Zuidwolde.

Als medewerker van het bestuurssecretariaat werk je samen in een team dat verantwoordelijk is voor de kabinetstaken en secretariële ondersteuning van de colleges van Burgemeester en Wethouders van beide gemeenten en de twee gemeentesecretarissen/directeuren. Jij bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de burgemeester van De Wolden.  De werkzaamheden bestaan uit een divers takenpakket waarbij je contacten hebt met bestuurders, collega ambtenaren, inwoners en ondernemers. Jij bent een kei in ‘ontzorgen’ en de spin in het web die de burgemeester in staat stelt om succesvol te opereren in de samenwerking met college, raad, ambtelijke organisatie, uitvoeringspartners en samenleving.

• Je zorgt voor het complexe agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alles eromheen. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat de dag van de burgemeester van A tot Z klopt en goed verloopt.
• Je bent betrokken en geeft praktische ondersteuning bij de voorbereiding van ontvangsten, vergaderingen en andere (officiële) bezoeken van de burgemeester.
• Je geeft ondersteuning bij het post/mailverkeer van de burgemeester en zet vergaderstukken klaar in Ibabs.
• Je verzorgt correspondentie en handelt telefoongesprekken af waarbij jij het eerste aanspreekpunt bent tussen de burgemeester en in- en externe contacten.
• Je kunt een goede inschatting maken van de belangrijke prioriteiten en verbanden tussen de e-mail, agenda en portefeuille van de burgemeester en handelt ernaar. Je weet welke acties en vragen je waar in de organisatie hiervoor uit moet zetten.
• Je vervangt waar nodig de andere collega’s van het bestuurssecretariaat die ondersteuning geven aan de overige collegeleden of directie.
• Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af. Je houdt onder alle omstandigheden het overzicht. Je ziet wat er moet gebeuren zonder dat daarom wordt gevraagd.

Competenties
We zoeken een ervaren professional die de volgende kwaliteiten aantoonbaar combineert:

Professioneel & representatief;
Zelfstandig & flexibel;
Accuraat & stressbestendig;
Politieke sensitiviteit.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Is hybride werken mogelijk:  Nee