Assistent projectmanager

Opdrachtomschrijving

De gemeente Amersfoort is een dynamische organisatie waar ruimte is voor ontwikkeling en interessante uitdagingen. De afdeling Programma's en Projecten is de gemeente brede afdeling voor procesmanagement, in het bijzonder programma en projectmanagement. Bovendien vervullen we gemeente brede vastgoedbeheertaken en verrichten we allerhande vastgoed-gerelateerde zaken. Er werken ruim 100 mensen. Er werken doeners, gericht op resultaat en op samenwerken. De sfeer is dynamische en optimistisch. 

Er zijn zes teams:
•  projectrealisatie openbare ruimte (POR) ;
•  proces- en projectmanagement (PPM);
•  vastgoedontwikkeling en -beheer (VOB);
•  team informatiseringsprojecten (TIP);
•  team assistentie projectmanagement (TAP);
•  team NEXT033; 

We geven leiding aan nieuwe ontwikkelingen, programma’s en projecten. Het resultaat kan van alles zijn; een fysiek project, een grondtransactie, een IT-voorziening, een meerjarig programma, een maatschappelijk initiatief, een bijzonder proces. Het gaat ons om het eindresultaat, maar we voelen ons net zo verantwoordelijk voor de weg ernaartoe.
We doen dit voor het bestuur van de stad, maar ook voor de inwoners, de ondernemers en honderden collega's uit de organisatie. Met de handen uit de mouwen. We maken het niet moeilijker dan nodig, maar ook niet gemakkelijker dan de realiteit. "We make it happen". 
Door toename van onze opgaven in de programma’s en projecten zijn wij op zoek naar assistent projectmanagers om het team TAP te versterken.  

Context
Als assistent projectmanager werk je binnen een programma- of projectteam of een portfolio. Als team bepalen we samen wie het beste past bij welke opgave. Je kan ingezet worden bij onder andere een van de volgende opgaven:

• Nieuwe Poort
  De Nieuwe Poort is een ontsluitingsknooppunt op een van de hoofd verkeersaders door Amersfoort, tussen het oude Centrum, bedrijventerrein De Isselt en de wijk Soesterkwartier. De toenemende verkeersdruk en de gebiedsontwikkeling rond de Nieuwe Poort zetten de bereikbaarheid en de verkeersveiligheid onder druk.
  De Nieuwe Poort is één van de toonaangevende projecten van de gemeente. Wij werken aan een passende oplossing waarmee de leefbaarheid, veiligheid en bereikbaarheid in dit gebied wordt verbeterd.

• Portfolio’s openbare ruimte
  Binnen projectportfolio’s voeren wij, voor de inrichting en instandhouding van onze openbare ruimte, jaarlijks tientallen projecten uit. Deze projectenportfolio’s hebben betrekking op wegen, riolering en waterhuishouding, bruggen en tunnels en kademuren.

 

LET OP!

In het kader van gelijke kansen en het voorkomen van manipulatieve inschrijvingen, waarbij een inschrijver veel verschillende cv’s indient en zo kan sturen op wie in de top komen, mag een inschrijver maximaal 2 kandidaten offreren/aanbieden.  Bij meer dan 2 aangeboden kandidaten dingen alleen de eerst twee binnengekomen aanbiedingen mee naar de opdracht.

Kandidaatomschrijving

Doel van de functie De assistent-projectmanager is de rechterhand van de (senior) projectmanagers en ondersteunt de (senior) projectmanagers zowel inhoudelijk als procesmatig. De werkzaamheden van de assistent projectmanager bestaat uit twee blokken. Een blok secretariële administratieve ondersteuning en een blok managementondersteuning in de vorm van informatievoorziening en procesbegeleiding. Daarnaast zijn er kansen om ook inhoudelijke taken op te pakken.  

Deeltaken + korte uitwerking

• ondersteunen van programma’s en projecten als het gaat om organisatie, planning, administratie en rapporteren van de voortgang hierover aan de (senior) projectmanager;

• leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen;

• leveren van bijdragen aan en het (bege)leiden van kleinere, niet complexe (deel)activiteiten of deelprojecten onder verantwoordelijkheid van de (senior) projectmanager;

• leveren van een inhoudelijke bijdrage aan het professionaliseren van het projectmatig en programmatisch werken binnen de afdeling evenals aan andere werkprocessen die tot doel hebben het functioneren van de afdeling als geheel te verbeteren;

• opstellen en beheren van de (project)planningen, signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen;

• namens de (senior) projectmanager bewaken en beheren van het projectbudget en bijdragen leveren voor het opstellen van de financiële (voortgangs)rapportages;

• verzorgen van correspondentie binnen het programma of project, zoals het beantwoorden van brieven en / of mail, het schrijven van opdrachten, het aanvragen van offertes en vergunningen/ontheffingen;

• vervullen van de rol van projectsecretaris: het voorbereiden van bijeenkomsten, verslagleggen, het bewaken van afspraken, het actualiseren van planningen, het inrichten en beheren van dossiers;

• mede zorgen voor de uitwisseling van project-/programma informatie met in- en externe partijen;

• bij afwezigheid van de (senior) projectmanager fungeren als aanspreekpunt voor het project of programma.

Contacten
Intern: (senior) projectmanager, medewerkers binnen de eigen afdeling, communicatiemedewerkers, medewerkers van de beheer- en beleidsafdelingen. Extern: burgers, hulpdiensten, diverse marktpartijen (aannemers, leveranciers, corporaties, ontwikkelaars), andere overheden. 

Competentieprofiel
De assistent projectmanager is een aanpakker en een regelaar, hij of zij hoeft daarin niet taakgericht te worden aangestuurd, maar is in staat om zelfstandig te opereren. Kortom, neemt eigen initiatief. Hij of zij voelt zich thuis in een complexe omgeving waarin veel informatiestromen, belangen en onderlinge verbanden een nadrukkelijke rol spelen. 

Voor de functie is het navolgende competentieprofiel geformuleerd:
Samenwerken:                             Uitwisselen en terugkoppelen
Resultaatgericht handelen:          Plannen en toetsen
Flexibel handelen:                        Aanpassen en doorbreken
Analyseren:                                  Breed en kritisch analyseren
Omgevingsbewustzijn:                 Inleven
Probleem oplossen:                     Oplossen, problemen voorzien
Onderhandelen:                           Spel van geven en nemen
Mondelinge communicatie:          Stemt af op de ander, inleven
Plannen en organiseren:              Afstemmen, overzicht houden

Interviewplanning

Selectiegesprekken vinden plaats met minimaal de top 3 kandidaten en maximaal 5 kandidaten.
De gesprekken vinden plaats op woensdag 7 oktober tussen 09.00 uur en 16.00 uur.
De gesprekken zullen inverband met Corona maatregelen digitaal plaatsvinden via MS Teams

Toelichting op rooster

Uren betreffen een gemiddeld aantal uren per week verspreid over de werkdagen. Inzet kan per week variëren van 24 tot 40 uur per week afhankelijk van de voortgang van de werkzaamheden. Inroostering van de uren is in overleg met de projectmanager. Het gewenste aantal beschikbare uren is 32h/wk, kandidaten die minder dan 24h/wk beschikbaar zijn wordt gevraagd niet in te schrijven.