Administratief medewerker a - (7)

Administratief - Secretarieel medewerker
Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand én vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent echt impact heeft.

Actief voor Werk
Wij helpen inwoners om hun plek in de samenleving te vinden. Van het ondersteunen bij werk via de Participatiewet tot begeleiding bij maatschappelijke participatie en inburgering. Samen zorgen we ervoor dat mensen hun talenten benutten en volwaardig mee kunnen doen. Ons team is professioneel, betrokken en klaar om samen resultaten te boeken.
 
De uitdaging die je aangaat
In deze rol ben je voornamelijk verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van drie teammanagers. Daarnaast ondersteun je de administratie en frontoffice van het team Actief voor Werk en pak je taken op binnen het cluster Vluchtelingenopvang. Je werkt in een omgeving waarin plannen, schakelen en overzicht houden centraal staan.
De verdeling van je werkzaamheden is ongeveer:

• 80% secretariële werkzaamheden
• 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen

 
Secretariële ondersteuning:

• Agendabeheer voor drie teammanagers
• Inplannen van (externe) afspraken en het reserveren van vergaderruimtes
• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
• Organiseren van bloemen, gebak en attenties
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
• Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
• Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs

Administratie & Frontoffice Actief voor Werk:

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
• Opvoeren van klanten in systemen
• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
• Verdelen van intakes onder collega’s
• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
• Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
• Verwerken van betaalopdrachten

Cluster Vluchtelingenopvang:

• Plannen en organiseren van overleggen
• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen

 Wat jij meebrengt

Je bent iemand die energie krijgt van overzicht, plannen en ondersteunen. Je houdt meerdere ballen in de lucht en zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is. Collega’s kunnen op jou rekenen en je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en doelgroepen. Met jouw administratieve en secretariële ervaring draag je bij aan een professionele en toegankelijke dienstverlening voor zowel collega’s als inwoners.

Een tijdelijke rol met betekenis
Je start in een tijdelijke functie ter vervanging wegens ziekte, voor een periode van 6 maanden. Afhankelijk van de situatie bestaat de mogelijkheid om deze periode met nog eens 6 maanden te verlengen. In deze tijd maak jij direct impact en leer je onze organisatie van binnenuit kennen.