Uitvoerend secretaris dagelijks bestuur waterschap agv

Beschrijving 
probleemstelling
Tijdelijke vervanging van een collega die met zwangerschapsverlof 
gaat.

Beschrijving behoefte

Jij zit aan de bestuurlijke tafel en als uitvoerend bestuurssecretaris van 
het waterschap Amstel, Gooi en Vecht, zorg jij dat het proces van de 
besluitvorming door het Dagelijks bestuur, correct en efficiënt verloopt. 
Je zorgt ervoor dat de vergaderingen van het Dagelijks bestuur en de 
afhechting van de vergaderingen vlekkeloos verlopen.
Notuleren, adviseren over procedures, coördinatie van de 
stukkenstroom of zorgen voor optimale afstemming in de bestuurlijke 
besluitvorming; jij bent de schakel die op bestuurlijk en secretarieel vlak 
ondersteunt. Je bent de meewerkend voorman/vrouw van het 
bestuurssecretariaat en regisseur in het besluitvormingsproces van 
Dagelijks bestuur. Zo ben je coördinator en ondersteuner in één.
Onder verantwoordelijkheid van de secretaris-directeur zorg je samen 
met de griffier van het Algemeen bestuur, voor professionele 
ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming. Jij bent samen met 
de secretaris directeur het aanspreekpunt voor de Dagelijks 
bestuurders en je brengt het Dagelijks bestuur van het waterschap in 
positie. Je bent medeverantwoordelijk voor de advisering en de 
logistiek (voorbereiding, begeleiding en terugkoppeling) van het 
bestuurlijk besluitvormingsproces van het Dagelijks bestuur. 

Deze klus betreft tijdelijke waarneming van de uitvoerend secretaris in 
verband met verlof. Dit ga je doen:
• Bereidt, samen met de secretaris-directeur, de agenda van de 
vergaderingen van het Dagelijks bestuur voor, coördineert de 
stukkenstroom, ondersteunt, neemt deel en legt verslag van 
vergaderingen
• Verzorgt de mondelinge terugkoppeling uit de vergadering aan 
de bestuursadviseurs en zorgt voor een optimale afstemming tussen 
bestuur en de ambtelijke organisatie
• Stemt over de inrichting/werking van de 
besluitvormingsprocedure af met de dijkgraaf/voorzitter, de secretaris 
directeur en de griffier
• Beoordeelt, analyseert en bewaakt verloop van de bestuurlijke 
procedures
• Stelt adviezen op voor te volgen procedures en richtlijnen 
m.b.t. de bestuurlijke besluitvorming
• Zorgt voor stroomlijning van de informatievoorziening van en 
naar het bestuur door toe te zien op de kwaliteit en compleetheid van 
aangeleverde informatie 
• Signaleert in driehoek (dijkgraaf/voorzitter, secretaris directeur, 
griffier) de procedurele vraagstukken betreffende het bestuur en past 
deze waar nodig aan
• Voert evaluaties uit en adviseert over consequenties, 
aanpassingen en alternatieven
• Verzorgt de inkomende –en uitgaande post in het digitale 
systeem en bewaakt de actielijst van het DB
• Is mede verantwoordelijk voor de communicatie m.b.t. 
procedures naar de organisatie;
• Bent contactpersoon namens BDO voor collega’s in de 
organisatie in het gebruik van systemen (o.a. BOEI/Corsa/Notubiz);

Naast de tijdelijke waarneming van bovengenoemde werkzaamheden 
ben je na terugkomst van verlof (naar verwachting in de zomer) coach 
van de uitvoerend secretaris . In deze tweede fase van jouw opdracht 
werk je samen aan de verdere ontwikkeling van de rol, regie op de 
stukkenstroom en professionaliteit van de werkzaamheden voor het 
Dagelijks bestuur. Na afronding van jouw opdracht geeft de uitvoerend 
secretaris zelfstandig uitvoering aan de werkzaamheden.

Beschrijving afdeling/team

Jij komt te werken in het hechte team bestuursadvies waterschap 
Amstel, Gooi en Vecht dat floreert in de dynamiek van een bestuurlijke 
omgeving. Dit is een team van circa 10 collega’s bestaande uit een 
griffier en directe adviseurs van het waterschapsbestuur. Het team 
draagt zorg voor ondersteuning en advisering van het 
waterschapsbestuur en werkt nauw samen met de leden van het 
Dagelijks bestuur van waterschap Amstel, Gooi en Vecht.