Senior programmasecretaris ozj

Omschrijving van de opdracht
Wij zoeken een senior programmasecretaris die gedijt in een dynamische, netwerkgerichte omgeving en een essentiële rol speelt in het realiseren van de ambities van het OZJ breed, met speciale aandacht voor de programma's GO en Aanpak Wachttijden. Je bent een verbinder met een sterk organisatorisch talent, die overzicht houdt en actief bijdraagt aan een soepele samenwerking binnen en buiten het programma. Ook heb je ervaring in het opzetten en aansturen van teams.

Als senior programmasecretaris ben je de spil in het programma en coördineer je het programmasecretariaat. Je zorgt ervoor dat alle lopende projecten en programma's goed worden gemonitord en dat de voortgang helder wordt gerapporteerd. Je zorgt voor een goede inrichting van het programmasecretariaat en stuurt het team van het programmasecretariaat aan. Je schrijft voortgangsrapportages, houdt actie- en besluitenlijsten bij en waarborgt dat privacygerelateerde zaken goed geregeld zijn. Je brengt structuur aan in het bredere team van het OZJ met speciale aandacht voor het programma GO en signaleert tijdig knelpunten, zodat afspraken uit het plan van aanpak daadwerkelijk worden gerealiseerd.

Daarnaast werk je nauw samen met de programmamanagers OZJ, GO en Aanpak Wachttijden om ontwikkelingen in het bredere netwerk in de gaten te houden en hierop te anticiperen. Je weet hoe je complexe vraagstukken inzichtelijk maakt en hebt oog voor zowel centrale beleidskaders als decentrale uitvoeringspraktijken.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Opzetten van het programmasecretariaat OZJ

• Coördineren en aansturen team programmasecretariaat OZJ

• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten en programma's

• Opstellen van voortgangsrapportages en bijhouden van actie- en besluitenlijsten

• Faciliteren van randvoorwaarden en structuur binnen het team

• Afstemming en samenwerking met strategisch adviseurs

• Verantwoordelijk voor juridische zaken binnen het programma, waaronder privacygerelateerde vraagstukken

• Verantwoordelijk voor personele aangelegenheden, waaronder het opvragen van offertes en de afstemming met inkoop en het projectenbureau voor contractering

• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak

• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en inspelen op ontwikkelingen

• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers

Resultaat van de opdracht
De programmasecretaris heeft gezorgd voor een duidelijke structuur binnen het programma OZJ, evenals de specifieke programma's GO en Aanpak Wachttijden. Hierdoor verlopen processen efficiënter en wordt besluitvorming beter ondersteund. Het programmasecretariaat OZJ functioneert goed en het team wordt effectief aangestuurd, wat zorgt voor goede samenwerking en heldere rol- en taakverdeling.

De voortgang van onderliggende projecten is zorgvuldig gemonitord en de rapportages zijn tijdig opgesteld, afgestemd en verwerkt binnen bestuurlijke besluitvorming. Dit heeft geleid tot transparante en goed onderbouwde besluiten.

Daarnaast is de mappenstructuur van het programma optimaal ingericht, wat zorgt voor overzichtelijke en toegankelijke documentatie. Werkprocessen zijn beoordeeld en waar nodig verbeterd, met oog voor juridische kaders en privacyregelgeving.

Dankzij deze inspanningen is niet alleen de operationele slagkracht van het programma OZJ versterkt – en in het bijzonder van de programma's GO en Aanpak Wachttijden – maar is ook een solide basis gelegd voor verdere doorontwikkeling en borging binnen een bestuurlijke en netwerkgerichte context.

Samengevat:

• Heldere structuur binnen OZJ, GO en Aanpak Wachttijden zorgt voor efficiëntere processen en betere besluitvorming

• Programmasecretariaat functioneert goed met duidelijke rolverdeling en samenwerking

• Projectvoortgang is zorgvuldig gemonitord; rapportages tijdig en correct verwerkt in besluitvorming

• Mappenstructuur is overzichtelijk en goed toegankelijk ingericht

• Werkprocessen zijn geoptimaliseerd met aandacht voor wet- en regelgeving

• Operationele slagkracht van OZJ en subprogramma's is versterkt

• Stevige basis gelegd voor toekomstige doorontwikkeling en borging