Senior programmamanager gezamenlijk ontwikkelen en beheren common ground (cg) g4

Opdrachtomschrijving
Doel van de Functie Senior programmamanager gezamenlijk ontwikkelen en beheren CG G4:

Hij/zij maakt een plan voor de opbouw en de realisatie van een gezamenlijke en robuuste organisatie waarin het gezamenlijk opdrachtgeverschap (regie) netjes is gescheiden van de levering door leveranciers. Dit plan dient aan te sluiten op het landelijke programma Common Ground en de programmamanager verwerft daar middelen voor de realisatie. 
Omdat het landelijke programma is opgehangen op het niveau van gemeente secretaris, heeft de senior programmamanager ervaring om op dat niveau presentaties te verzorgen en stakeholders te betrekken bij de voorstellen en, zoals hierboven aangegeven, de financiering te verwerven. 
Voor de realisatie van het Common Groundplatform G4, wordt een “programma manager realisatie CG platform G4” geworven.
 
Ontwikkelen van een robuuste regie en leveringsorganisatie
De senior programmamanager Common Ground G4 is verantwoordelijk voor het robuust organiseren van determineer, design, develop en deploy van het common ground platform voor de G4 gemeenten. Hiervoor stelt de senior programmamanager een programmaplan op ondersteunt de G4 CIO bij de werving van middelen hiervoor bij het landelijke programma Common Ground en verzorgt de besluitvorming over continuatie eind 2024. Zodat de uitvoering van het plan zo snel mogelijk kan starten in 2025. Het kunnen opereren binnen een complexe omgeving met veel stakeholders en eigen belangen (G4, VNG, Rijk, marktpartijen, etc.) en deze belangen kan samenbrengen is hiervoor  essentieel. Het plan gaat in op:

• Organisatievorm;
• Wegzetten in de markt;
• Toepassen standaarden;
• Vorm;
• Determineer;
• Design;
• Develop;
• Deploy.

Dit programmaplan vormt input voor de besluitvorming van de G4 CIO’s over de opzet van een gezamenlijke regie- en leverings- / beheer-organisatie. Een beslismoment hierover staat gepland eind 2024, waarna de uitvoering kan starten in 2025. De oplevering van de regie- en leveringsorganisatie is bedoeld voor eind 2025. 

De senior programma manager is hands-on en schrijft het programmaplan met de nodige input van een veelvoud van stakeholders voornamelijk zelf. Bij het opstellen van het plan houdt de programmamanager rekening met de interne afhankelijkheden per gemeente, de huidige inzet van common ground elementen en individuele strategische keuzes.
Het opstellen van het programmaplan gaat iteratief, hand in hand met de huidige uitvoering en het zetten van de eerste stappen in de inrichting van:
1.    Regieorganisatie:

• Opzetten en beheren van de regieorganisatie, inclusief governancemodel en verantwoordelijkheden;
• Sturing geven aan inkoopstrategieën, financieel beheer en product- en kwaliteitsmanagement;
• Coördineren van de doorontwikkeling van platform Dienstverlening onder architectuur.

2.    Leverings- / beheer-organisatie:

• Aansturing van de leveringsorganisatie voor de installatie, integratie en documentatie van software;
• Beheren van externe development capaciteit en het waarborgen van conformiteit aan afspraken en ontwerp;
• Coördineren van 1ste en 2de lijns support, onderhoud van omgevingen en naleving van wettelijke kaders;
• Vormgeven aan Lifecycle management, patchmanagement en continuous delivery.

3.    Stakeholder Management:

• Identificeren en betrekken van relevante stakeholders, inclusief interne teams, gemeenten en externe partners;
• Ontwikkelen en uitvoeren van een communicatiestrategie om betrokkenheid en participatie te waarborgen;
• Evalueren en verwerken van feedback om continue verbetering te realiseren.

4.    Risicomanagement:

• Uitvoeren van risicoanalyses en het ontwikkelen van mitigatieplannen;
• Monitoren van risico’s en rapporteren aan de stuurgroep en andere relevante partijen.

5.    Financieel Beheer:

• Budgetteren en kostenraming voor verschillende projectfasen.
• Voeren van financiële monitoring en controle om kosten-batenanalyse te optimaliseren.

6.    Evaluatie en Monitoring:

• Opstellen van prestatie-indicatoren en meetpunten voor kwaliteitsborging;
• Continu evalueren van de voortgang en het implementeren van verbeteringen op basis van evaluatieresultaten.

7.    Juridische en Regulerende Aspecten:

• Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving (zoals AVG, WDO, WOO, WEP, WMEBV);
• Beheren van contracten en overeenkomsten met externe partners.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
Context
De CIO's van de G4 zijn gezamenlijk de opdrachtgever voor de senior programmamanager ontwikkelen en beheren CG G4. Zij willen samenwerken om de business breed te ondersteunen met applicaties en daartoe het platform dienstverlening Common Ground uitbreiden met vervangende en/of nieuwe functionaliteit/applicaties voor het sociaal en fysiek domein. Daarnaast willen de G4 CIO’s  “regie en levering” robuust organiseren van en voor de resultaten van de vier Common Ground programma’s die nu al binnen de G4 gemeenten lopen. De CIO’s willen de beweging maken van 4 programma’s die samenwerken naar gezamenlijke activiteiten o.l.v. een senior programmamanager G4 en hiervoor een robuuste toekomst vaste organisatie opzetten. Hiermee nemen de G4 de versnelling van de implementatie, verbreding en robuust inrichten van het beheer  ter hand.
De CIO’s van de G4 hebben voor het robuust organiseren van “regie en levering” opdracht gegeven voor het schrijven van een programma plan. Het maken van dit programmaplan is onderdeel van de opdracht voor de senior programmamanager G4. De G4 CIO’s willen het programmaplan afstemmen met het landelijk programma Common Ground en daar middelen verwerven voor de uitvoering in 2025 en verder.

Stand van zaken mbt de samenwerking
De gemeenten Utrecht en Den Haag zijn 3 jaar geleden gestart met de ontwikkeling van een Common Ground platform, aansluitend is Rotterdam aangehaakt en recentelijk is Amsterdam stedelijk toegetreden. Tijdens deze periode is er een generieke architectuur en applicatie invulling gerealiseerd. Het platform draait inmiddels bij meerdere gemeenten en trekt ook de aandacht van andere overheden en organisaties. 
De G4 gemeenten behoren tot de zogenaamde koplopers groep. Deze gemeenten zetten individuele ontwikkel budgetten in voor de doorontwikkeling van het Common Ground platform. Op product owner niveau is er periodieke afstemming over een gezamenlijke roadmap. Deze enigszins vrijblijvende vorm van samenwerken levert nog niet voldoende regie op een vergaande standaardisatie van componenten waardoor intensief hergebruik en efficiency bij doorontwikkeling & implementatie niet mogelijk is. Het intensiveren van de G4 samenwerking is nodig voor het wel behalen van deze voordelen. Dit geldt ook voor het robuust inrichten van een gezamenlijk G4 opdrachtgeverschap richting leveranciers middels de opzet van “regie en levering”. Waarbij opdrachtgeverschap in een regie organisatie van gemeente is georganiseerd. De regie organisatie geeft opdracht aan leveranciers en al bestaande leveringsorganisaties die het daadwerkelijke ontwikkeling, beheer, infra en de serviceorganisatie leveren. 

Businesswaarde is uiteraard essentieel
Centraal in deze ontwikkeling staat niet de techniek maar de dienstverlening en businesswaarde, die ermee gerealiseerd wordt voorop. Maximaal aansluiten op wat er in de business speelt is essentieel.