Senior Medewerker Administratie Finance & Control

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Afdeling

De opdracht wordt uitgevoerd binnen het team Administratie van de afdeling Financiën en Control.Het team Administratie bestaat uit +/- 25 FTE en vormt samen met de teams Advies en team Expertise de afdeling Financiën en Control (F&C). Dit team verzorgt de administratieve ondersteuning voor de vak-afdelingen. Dit omvat debiteuren- en crediteurenbeheer, grootboek, koppelingen met sub administraties en opstellen van de jaarrekening. Uit de missie en visie van team Administratie: ‘Wij (team Administratie) zorgen met elkaar voor een moderne administratie die voldoet aan actuele wet- en regelgeving. Een moderne administratie draagt bij aan verdere optimalisering van de werkprocessen, innovatieve verbeteringen en het continu verbeteren van de kwaliteit van de Administratie’.

Opdracht

Samen met de business adviseurs van de afdelingen Vrije Tijd, Sociaal Domein en Publieksplein ondersteun je de lijnafdelingen bij het optimaal gebruik van de gegevens in onze financiële administratie. Je werkt mee aan maand- en jaarafsluitingen, draagt zorg voor een actuele verplichtingenadministratie, bewaakt de factuurafhandeling en speelt een belangrijke rol in de administratieve jaarafsluiting.

Taken in detail. Deze taken betreffen allen de afdelingen Sociaal Domein, Vrije Tijd en Publieksplein. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de financiële administratie van de afdeling Financiën en Control

• Samen met de business adviseur van de betreffende afdelingen ondersteun je de lijnafdelingen bij het optimaal gebruik van de gegevens in onze financiële administratie;
• Je bent aanspreekpunt voor de codeurs van de facturen voor de betreffende afdelingen. Je codeert in principe niet alleen in geval van nood;
• Zorgdragen voor een tijdige afhandeling van de openstaande nota’s van de betreffende afdelingen. Je boekt niet maar je coördineert zodat de nota’s op een juiste wijze en tijdig worden afgehandeld;
• Zorgdragen voor een tijdige afhandeling van de openstaande facturen van de betreffende afdelingen. Je boekt niet maar je coördineert zodat de facturen op een juiste wijze en tijdig worden afgehandeld;
• Werkt mee aan maand- en jaarafsluitingen o.a. via dashboard (transitoria, correctiefacturen, memorialen). Je zorgt voor een tijdige en goede aansluiting van de tussenrekeningen van de betreffende afdelingen;
• Je zorgt voor een goede en tijdige maand- en jaarafsluiting voor de betreffende afdelingen;
• Je zorgt voor tijdige en goede boekingen van de correctiefacturen en memorialen in samenwerking met de business adviseur;
• Je bent aanspreekpunt/vraagbaak voor medewerkers F&C bij financieel administratieve werkzaamheden
• Je draagt zorg voor een actuele verplichtingen administratie. Je boekt zelf niet maar je controleert maandelijks of de administratie bij is, verplichtingen zijn aangemaakt maar ook zijn afgeboekt, en ook dat de jaarafsluiting van de verplichtingen op een juiste wijze verloopt.

Competenties

-      Analytisch;
-      Klantgericht;
-      Proactief;
-      Teamplayer;
-      Integer;
-      Communicatief sterk.