Senior directiesecretaresse

Waar ben jij van?

Als senior directiesecretaresse ondersteun jij de directeur van Directie Veiligheid bij haar dagelijkse werkzaamheden. Jij beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie. Er wordt een zwaar beroep gedaan op je flexibiliteit. Met je proactieve houding en jarenlange ervaring vervul je niet alleen de rol van secretaresse maar heb je ook een belangrijke rol in het professionaliseren van het secretariaat van de hele directie.

Jouw functie

Als senior directiesecretaresse ben je in staat om te werken in een dynamische omgeving met een voortdurend veranderende agenda. Je bent proactief, georganiseerd en communicatief sterk. Naast de taken die voortvloeien uit de ondersteuning van de directeur, wordt van jou ook verwacht dat je actief bijdraagt aan de professionalisering van het volledige secretariaat.

Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:

Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van een zeer dynamische agenda.

Communicatie: Beantwoorden van e-mails en telefoontjes, opstellen van correspondentie en fungeren als eerste aanspreekpunt.

Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

Administratie: Beheren van documenten en dossiers, uitvoeren van administratieve taken en zorgen voor een efficiënte workflow.

Professionaliseringsrol: Actief bijdragen aan de professionalisering van het secretariaat, implementeren van verbeteringen en optimaliseren van processen.

Coaching rol: Het coachen/ondersteunen van collega’s van het secretariaat bij hun professionele ontwikkeling.

Ondersteuning: ondersteuning bieden aan de directeur en andere leden van de directie, zodat zij zich kunnen focussen op strategische taken.

Jouw profiel

Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega’s te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.