Secretaresse voor Gedeputeerde Staten

Binnen ons team zijn wij op zoek naar een ervaren secretaresse voor het college van Gedeputeerde Staten. Voor deze rol ben je in staat de werkzaamheden die wij verrichten snel eigen te maken en de naaste collega’s bij afwezigheid te vervangen.

Wie zijn wij
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei. De provincie zit midden in een transitie naar “hybride werken” waarbij het werk deels op kantoor en deels elders zal plaatsvinden volgens het principe van tijd- en plaatsbewust werken.

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten te kunnen leveren.

Binnen het domein BDV is het team office support (TOS) verantwoordelijk voor de volgende taken:
 

• Het bieden van secretariële ondersteuning aan de diverse managementteams, de directie en het college van Gedeputeerde Staten (GS);
• Het uitvoeren van interne controle werkzaamheden, het daarover rapporteren en het doen van aanbevelingen dienaangaande;
• Het vervullen van de secretaristaken ten behoeve van het MT BDV en het portefeuillehouders-overleg financiën en organisatie;
• Het invulling geven aan kwaliteitsmanagement binnen het domein, gericht op het bereiken, waarborgen en garanderen van permanente verbetering in de bedrijfsvoeringsprocessen.

Het college van GS vormt het dagelijks bestuur van de provincie. De taken van de GS-leden zijn ingedeeld in portefeuilles. De voorzitter en de gedeputeerden  hebben een collegiale verantwoordelijkheid, maar zijn daarnaast verantwoordelijk voor hun eigen portefeuille. Het college van GS bestaat uit 5 GS-leden en ieder GS-lid heeft zijn/haar eigen secretaresse. In deze uitdagende functie werk je in principe voor de gedeputeerde met de portefeuille Mobiliteit, Recreatie en Toerisme, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving, Communicatie en Participatie.


Wat ga je doen
Primair ben je er verantwoordelijk voor om de GS-leden excellent te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt ervoor dat zij zich primair op hun ambt kunnen richten. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van je gedeputeerde. Samen met hen en de secretariaten van de overige gedeputeerden geef jij op een soepele manier vorm aan de ondersteuning die de gedeputeerden nodig hebben. Voor een belangrijk deel bestaat die ondersteuning uit individueel maatwerk en je dient daar dus flexibel mee om te kunnen gaan. Met de GS-leden maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hen passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren. Je bewaakt en beheerst de agenda van de gedeputeerde.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Zorgen dat de gedeputeerde tijdig over de juiste informatie beschikt. Vergaderstukken plaats je in ibabs en in enkele gevallen zorg je voor geprinte (vergader) stukken
• Je ontvangt externe gasten en voorziet hen van koffie en/of thee;
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren van ter ondertekening aangeboden correspondentie;
• Het organiseren van ontvangsten, afscheidsbijeenkomsten van GS-leden en buitenlandse reizen van de gedeputeerde.   
   

Wat verwachten wij
Om deze rol goed  te kunnen vervullen ben je uiteraard klantvriendelijk en representatief. Je neemt initiatief, bent behulpzaam in de omgang en kunt je mannetje staan. Je bent integer, betrouwbaar en samenwerking is voor jou vanzelfsprekend. Daarnaast weet je door jouw ervaring dat je soms snel moet kunnen schakelen en goed prioriteiten kunt stellen.

Verder neem je mee:

• een afgeronde HBO opleiding in de secretariële richting;
• Je bent een ervaren secretaresse met minimaal 5 jaar aantoonbare recente werkervaring binnen de overheid;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring met het werken met Microsoft Office en iBabs;
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een directe samenwerking met een bestuurder, wethouder, gedeputeerde of iemand met bestuurlijke verantwoordelijkheid.