Secretaresse-sociale sectoren

Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij, vanwege een zwangerschapsverlof, op zoek naar een Secretaresse Sociale Sectoren.

Zorg jij ervoor dat de afdelingshoofden inzicht krijgen in de hoeveelheid informatie die op hen af komt? Ben jij de rots in de branding waarop altijd teruggevallen kan worden? Houd jij het hoofd koel, ook wanneer alles verkeerd lijkt te lopen? Dan hebben wij een vacature!

Secretaresse Sociale Sectoren
28 - 36 uur per week

Jouw rol:
Jouw taak is om “jouw” afdelingshoofden te ontzorgen en inzicht te creëren in lopende zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak, maar vooral ook administratief. Jij zorgt ervoor dat de afdelingshoofden goed voorbereid op pad kunnen, de juiste informatie lezen en voldoende kennis in huis hebben. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties waar het gaat om inhoudelijke zaken.
• Je beheert de agenda’s en maakt/ verzet afspraken.
• Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden.
• Je maakt afspraken voor de sector waar meerdere collega’s bij betrokken zijn.
• Je organiseert in logistieke zin vergaderingen/overleggen, draagt zorg voor de inhoudelijke voorbereiding en indien nodig bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.
• Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Collega Liane, secretaresse: “Werken als secretaresse bij de Sociale Sectoren van Gemeente Eindhoven betekent voor mij samenwerken, ontzorgen, aanpakken en betrokken zijn. We hebben een hecht team, waarin we individueel proactief werken, maar zeker ook oog hebben voor elkaar, elkaar helpen en plezier maken.

Met wie werk je samen?
Samen met jouw collega secretaresses zorgen jullie voor de structuur in het dagelijks werk van de afdelingshoofden, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht zorgen ervoor dat zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangesteld: leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende medewerkers!

Dit breng je mee:
• Opleiding: Je hebt een afgeronde studie op mbo-niveau;
• Ervaring: Je hebt meerdere jaren werkervaring binnen een soortgelijke functie;
• Vaardigheden: Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;
• Je bent digitaal vaardig en beheerst de Microsoft Office pakketten, met name Outlook en Teams;
• Je vindt service belangrijk en bent pas tevreden als jouw inspanningen hebben gezorgd voor meer efficiëntie en effectiviteit;
• Je werkt graag samen met anderen in een hectische omgeving waar elke dag anders is.

Wat bieden wij?
Een baan waarmee je impact hebt op de stad en de gemeente Eindhoven. En een informele organisatiecultuur, waar oog is voor een goede werk- en privébalans.

Waar kom jij voor staan?
Eindhoven barst van de energie. Onze stad is de laatste jaren flink gegroeid en blijft groeien. Elk jaar komen er meer mensen om te wonen, leren, werken, verblijven en recreëren. Dat brengt veel moois met zich mee. En ook uitdagingen. We ontwikkelen een stad voor alle Eindhovenaren, van nu en de toekomst. Een stad waarin iedereen een plek heeft en zich thuis voelt, waar je ook vandaan komt. Waarin ondernemers hun dromen kunnen waarmaken en kennis, innovatie en design alle ruimte krijgt. Want mensen maken de stad. Het vraagt veel van onze organisatie om dat waar te kunnen maken. We versterken daarom onze organisatie en maken ‘m samen toekomstbestendig voor de grote opgaven waar we als stad en regio voor staan. Eindhoven, werk waar je voor staat.

Voor de meeste functies, zo ook voor deze functie, geldt dat hybride werken mogelijk is. Medewerkers zullen daarom minder vanuit kantoor en meer online werken. Dit betekent minder reistijd en reizen. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Dan nodigen we jou van harte uit om ook te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en inclusie vinden we heel belangrijk. Bij ons is ruimte voor iedereen. We zijn blij met de verschillen tussen onze medewerkers. Die hebben we het liefst net zo groot als die in onze stad en regio. Want juist doordat we verschillend zijn, maken we samen onze grote plannen waar. Wil je weten hoe het is om bij ons te werken? Lees dan de verhalen van onze medewerkers op www.werkenvooreindhoven.nl.