Word lid Ben je al lid? Inloggen
Nationale Politie

Secretaresse sector huisvesting

Nationale Politie

De opdracht­omschrijving

Opdracht omschrijving

Als Secretaresse sector Huisvesting ben je het verlengstuk van het sectorhoofd Huisvesting en van de teamchef Programmeren. Zij moeten blindelings op je kunnen vertrouwen. Je voert zelfstandig diverse secretariële werkzaamheden uit om hen te ontlasten. Zo zorg je onder meer voor het maken van afspraken, dossierbeheer en mailafhandeling. Je beheert de agenda, signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op. Je reserveert locaties, regelt catering en andere benodigde voorzieningen, meldt bezoekers aan en haalt externe bezoekers op (in tijden dat we weer naar kantoor mogen). In een aantal gevallen sluit je aan bij een overleg om te notuleren. Je bewaakt de reactietermijn van uitgezette acties en beheert het werkarchief van de afdeling. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor de in- en externe contacten en handel je inkomende gesprekken en binnenkomende post zelfstandig af. Tevens zorg je voor de (ondersteuning van de) organisatie van team- en sectordagen.

Jij gaat als secretaresse werken voor de sector Huisvesting. De sector Huisvesting valt onder het Politiedienstencentrum en maakt deel uit van de Dienst Facility Management. De sector bestaat uit de volgende teams: Ruimtemanagement, Projectmanagement, Technisch beheer, Beleid implementatie & ontwikkeling en Programmeren. De sector Huisvesting faciliteert alle eenheden van de politie bij de realisatie van haar huisvestingsbehoefte op zowel functioneel, financieel als technisch gebied. De ontwikkelingen binnen de Nationale Politie en de doorontwikkeling van het dienstverleningsconcept stellen continue andere eisen aan de Sector Huisvesting. Dit gegeven leidt tot een grote vastgoedoperatie bestaande uit honderden projecten. Dit vraagt om goed vastgoedmanagement en een sterke huisvestingsorganisatie. Hoge kwaliteit, duurzaamheid, politiek-bestuurlijke sensitiviteit zijn hierbij van essentieel belang.

 

De standplaats is Rotterdam maar we zijn op zoek naar ondersteuning voor de leiding in de omgeving van Nijmegen en de omgeving van Utrecht.


Verantwoordelijkheden

  • Beheren van de agenda en het maken van afspraken.
  • Reserveren van locaties, regelen van catering en overige voorzieningen, en het aanmelden van bezoekers.
  • Voorbereiden van vergaderingen en besprekingen.
  • Notuleren bij vergaderingen, het bijhouden en bewaken van actielijsten.
  • Beheren van dossiers en het werkarchief.
  • (Mede)organiseren van team - en sectordagen.

Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en het verzorgen van de communicatie.

Doelstelling

Wij zoeken een collega die ingezet kan worden op uiteenlopende onderwerpen en thema's. Iemand die onder hoge druk snel het speelveld en de impact kan overzien, die zich onderwerpen snel eigen weet te maken en daarbij de juiste mensen weet te betrekken. Je pakt signalen op die anderen zouden kunnen ontgaan en weet dingen goed samen te vatten. Je weet wanneer nodig ook nee te zeggen en weet daarbij ook de grenzen aan te geven. Als secretaresse beschik je over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en ben je klantgericht, kwaliteitsgericht, flexibel (geen 9-tot-5-mentaliteit) en kan je goed samenwerken. Je beschikt verder over een flinke dosis organisatievermogen en humor. Je bent representatief en vertegenwoordigt de sector op passende wijze. Je hebt hierbij een positieve uitstraling. Daarnaast help je collega’s, neem je het initiatief en weet je gemakkelijk contacten te leggen.

Competenties

  • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
  • Organisatievermogen.
  • Initiatief.
  • Klantgerichtheid.
  • Accuratesse.
  • Flexibel gedrag.
  • Samenwerken.
  • Integer.

Stressbestendig.

De Eisen

  • De Externe is inzetbaar vanaf 20-05-2024 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 19-04-2025 voor 32 tot 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever niet optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
  • Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.
  • Eis 3. De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van tenminste een afgerond, erkend en volwaardig HBO diploma. Deelcertificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.  Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
  • Eis 4. De kandidaat heeft aantoonbaar relevante werkervaring in een 1000+ organisatie Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 5. De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van werkervaring als onderdeel of direct ten behoeve van een projectgroep.  Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 6. De kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring met Outlook en MS Office Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 6. Vereiste competenties/vaardigheden: Organisatievermogen. Initiatief. Klantgerichtheid. Accuratesse. Flexibel gedrag. Samenwerken. Integer. Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

De Wensen

  • Wens 1. De kandidaat heeft relevante ervaring in een grootzakelijke (1000+ medewerkers) organisatie. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 2. De kandidaat heeft aantoonbaar affiniteit met (strategisch) projectmanagement. Dit kan aangetoond worden door relevante werkervaring of studie(s).  Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 3. De kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring met het meewerken aan strategische vraagstukken De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid