Secretaresse

Organisatie
De Omgevingsdienst Groningen verzorgt de uitvoering van vergunningverlening- , toezicht- en handhavingstaken op het gebied van milieu, bouwen en wonen in opdracht van de Groninger gemeenten en de provincie Groningen. Waar het gaat om de veiligheid rondom risicovolle bedrijven zoals de grote chemiebedrijven, is de Omgevingsdienst eindverantwoordelijk voor de vergunningverlening en toezicht en handhaving in Noord-Nederland (Drenthe, Friesland en Groningen). De Omgevingsdienst Groningen is een jonge, betrokken organisatie die zich continu ontwikkelt en boordevol ambitie zit. Dat moet ook, want we hebben te maken met een sterk veranderende omgeving waarin volop wordt geïnvesteerd en het milieu steeds meer aandacht krijgt. In alles wat wij doen dragen we bij aan een veilige en schone leefomgeving. Dat is onze missie. En hier werken we met ruim 250 professionals hard aan.

Opdracht
Het secretariaat bestaat uit drie secretaresses en twee receptionisten. Als secretaresse biedt je secretariële ondersteuning aan de leiding (teamleiders, managers en directeur) en in projecten. En met name voor de ondersteuning van de projecten is de ODG op zoek naar een tijdelijke secretaresse.  Je bent de linker- én rechterhand van de projectteams en hebt alle daarvoor nodige secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden perfect onder controle. Wat je zoal doet, verschilt van dag tot dag. De ene dag heb je veel aanloop en ben je de vraagbaak van de projectleiders om ze met de meest uiteenlopende secretariële vraagstukken rondom de projecten uit de brand te helpen. De andere dag is het rustiger en heb je vooral telefonisch en per mail contact en concentreer je je op alle lopende zaken van de projecten en andere secretariële taken in afstemming met de andere secretariële medewerkers. De functie is voor gemiddeld 24 uur per week tot eind 2022 met een optie om te verlengen in 2023. Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder meer uit de volgende activiteiten:

• Het secretarieel ondersteunen van projecten;
• Organiseren van trainingen en bijeenkomsten t.b.v. de projecten
• Projecten agendabeheer, correspondentie, email- en telefoonafhandeling;
• Uitwerken van concepten, correspondentie, notulen;
• Ervoor zorgen dat de correspondentie foutloos de deur uitgaat;
• Zorgen voor een correcte afwerking van in- en uitgaande post;
• Registreren en archiveren van projectcorrespondentie;
• Afhandelen van telefoonverkeer t.a.v. de projecten.
• Het na afstemming met de andere secretaressen meewerken aan de overige reguliere secretariële taken voor o.a.de directiesecretaris en MT leden.

Competenties

• Analytisch;
• Communicatief;
• Secuur.