Rol: interim coördinator bedrijfsbureau

Doel van de Functie

De Interim Coördinator Directieondersteuning is verantwoordelijk voor het (functioneel) leidinggeven, structureren en optimaliseren van het bedrijfsbureau, inclusief het secretariaat en andere stafmedewerkers. De rol richt zich op:

• Procesverbetering: Doorlichten en optimaliseren van werkprocessen, systemen en afspraken binnen het bedrijfsbureau.

• Coördinatie en leiding: Aansturen van stafmedewerkers en secretariaat om efficiëntie en kwaliteit te borgen.

• Toekomstvisie: Meedenken over de inrichting van het bedrijfsbureau, inclusief digitalisering en professionalisering.

• Beoordeling en ontwikkeling: Beoordelen van medewerkers en stimuleren van hun groei en prestaties.

• Stakeholdermanagement: Onderhouden van relaties met interne en externe stakeholders (bijv. directie, afdelingen, externe partners).

Kerntaken & Verantwoordelijkheden

A. Procesoptimalisatie en Structuur

• Analyse van huidige processen:

o Doorlichten van werkprocessen, systemen en afspraken binnen het bedrijfsbureau (bijv. administratie, planning, communicatie).

o Identificeren van knelpunten, dubbel werk en inefficiënties.

• Optimaliseren van processen:

o Ontwerpen en implementeren van verbeterde werkprocessen (bijv. digitalisering, standaardisatie).

o Opstellen van duidelijke werkinstructies, protocollen en KPI’s.

• Kwaliteitsborging:

o Zorgen voor consistente en professionele uitvoering van taken (bijv. secretariaat, administratie, ondersteuning).

o Monitoren van prestaties en tevredenheid van interne klanten (bijv. afdelingen, directie).

B. Leidinggeven en Coördinatie

• Aansturing van medewerkers:

o Dagelijks (functioneel) leidinggeven aan stafmedewerkers en secretariaat (bijv. taakverdeling, planning, prioritering).

o Zorgen voor een motiverende en professionele werkomgeving.

• Beoordeling en ontwikkeling:

o (Mede) Uitvoeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met medewerkers.

o Identificeren van ontwikkelpunten en opstellen van persoonlijke ontwikkelplannen.

o Organiseren van training en coaching (bijv. administratieve vaardigheden, digitale tools).

• Teamcultuur:

o Stimuleren van samenwerking, kennisdeling en innovatie binnen het team.

o Aandacht voor werkdruk en welzijn van medewerkers

C. Strategische Visie en Toekomst

• Meedenken over toekomstvisie:

o Adviseren over de inrichting van het bedrijfsbureau (bijv. digitalisering, schaalbaarheid, professionalisering).

o Onderzoeken van nieuwe werkwijzen en tools.

• Verandermanagement:

o Begeleiden van verandertrajecten (bijv. implementatie van nieuwe werkwijzen).

o Communiceren van visie en doelen naar medewerkers en stakeholders.

D. Stakeholdermanagement

• Interne stakeholders:

o Afstemmen met directie, afdelingshoofden en medewerkers over behoeften en verwachtingen.

o Zorgen voor heldere communicatie en dienstverlening aan interne klanten.

• Externe stakeholders:

o Onderhouden van contacten met externe partners (bijv. leveranciers, andere directiesecretariaten, stafafdelingen, RvB secretariaat).

o Vertegenwoordigen van het bedrijfsbureau in overleggen en projecten

E. Administratieve en Operationele Taken

• Budgetbeheer:

o Bewaken van het budget voor het bedrijfsbureau (bijv. kosten voor tools, trainingen, extern ingehuurde dienstverlening).

• Rapportage en evaluatie:

o Opstellen (plan van aanpak) jaarplan SBK en Bedrijfsbureau, periodieke verantwoordingsrapportages over financien en prestaties.

o Evalueren van effectiviteit van processen en bijsturen waar nodig.