Recordmanager

Het team Advies Informatievoorziening is onderdeel van de afdeling Relatie- en informatiemanagement binnen het Dienstencentrum van het ministerie van Justitie en Veiligheid. We verzorgen de ondersteuning van het digitaal zaakgericht werken in het documentmanagementsysteem DigiJust (FileNet). Die ondersteuning doen we ook voor andere applicaties die gebruikt worden binnen onze informatiehuishouding (voor samenwerken, digitaal vergaderen, vinden van informatie, electronisch ondertekenen, etc.) Gebruikers kunnen bij ons terecht met concrete vragen en voor instructies, maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Daarnaast zijn onze recordmanagers verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Wij bieden ondersteuning bij grote informatieverzoeken en bij archiefonderzoek.

Opdracht en inzet

In de periode april 2025 - april 2026 heeft een externe recordmanager op innovatieve wijze invulling gegeven aan de te vernietigen stukken in het DMS van JenV, DigiJust. Deze innovaties zijn nog niet helemaal af. Voor de periode mei - juni 2026 zoekt JenV een recordmanager met ervaring in DigiJust en met de selectielijst van JenV om de door de aanvankelijk ingehuurde recordmanager ingezette ontwikkelingen af te ronden.

Gevraagde werkzaamheden / prestatiedoelstelling

• Het procedureel afronden van een steekproef op te vernietigen dossier.
• Het trainen van de afdeling Productie Informatievoorziening (PIV) in het beter metadateren in DigiJust.
• Het opstellen van een verbetervoorstel voor de overige vernietigingsachterstanden.
• Monitoring van de PIV beter inrichten.

Over Recordmanagement (toelichting)

Recordmanagement betreft de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties. In een digitale werkomgeving is het essentieel om aan de bron kwaliteitseisen als uitgangspunt te nemen. Recordmanagement vormt de kaders en normen en borgt de inbedding van de kwaliteitseisen in het informatie- en archiefbeheer.

Over de klant:

Het Bestuursdepartement van het ministerie van Veiligheid en Justitie bestaat uit de beleidsdirecties. Het Bestuursdepartement ondersteunt het ministerie onder meer op de volgende gebieden: bestuurlijke verhoudingen, bedrijfsvoering van de Rijksdienst, vreemdelingenzaken en het ondersteunen van de politieke en ambtelijke leiding. Ook de NCTV, NNO en Inspectie JenV maken onderdeel uit van het Bestuursdepartement. De digitale werkomgeving van het Bestuursdepartement kan worden onderverdeeld in twee typen; de reguliere werkplek en de beveiligde werkplek. De reguliere werkplekken van het Bestuursdepartement worden geleverd door SSC-ICT en voldoen aan de standaard die deze dienstverlener toepast binnen haar verzorgingsgebied. Eventueel maatwerk wordt hierbij zoveel mogelijk beperkt. De zogenaamde “specialties” binnen het bestuursdepartement, met name NCSC en NCTV, maken naast het reguliere netwerk gebruik van een eigen beveiligd netwerk en werkplek welke is toegespitst op de specifieke positie van deze onderdelen met bijbehorende behoeften. Met name deze specialties maken verhoudingsgewijs veel gebruik van ICT/AV professionals om de hoge standaard die wordt gesteld aan hun werkomgeving te garanderen. Gelet op het vertrouwelijke karakter van de primaire activiteiten van deze organisatieonderdelen wordt vaak een aanvullende screening van ingehuurde expertise verlangt.