Gemeente Rotterdam

Projectsecretaris tozo/energietoeslag - cluster w&i

Gemeente Rotterdam

De opdracht­omschrijving

Waar ben jij van?

Als projectsecretaris bij de afdeling energietoeslag ben jij een belangrijke schakel in het efficient maken van processen en het doorvoeren van verbeteringen. Je draagt bij aan een toegankelijk en rechtmatige uitbetaling van de Energietoeslag voor de Rotterdammers die hem het hardst nodig hebben.

Jouw functie

Als projectsecretaris ondersteun je de (deel)projectleider(s) procesmatig en secretarieel. Samen met de (deel)projectleider bewaak je de voortgang en stuur je op de beheersmaatregelen.

Als projectsecretaris heb je de volgende taken:

Aanbrengen van structuur en orde in informatiestromen van projecten;

Ondersteunen bij het samenstellen van voortgangsrapportages en het rapporteren aan de projectleider;

Organiseren van en deelnemen aan projectvergaderingen (stuurgroep, kernteam, processen en instructies); agendering en verslaglegging

Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten/afgesproken acties;

Signaleren van knelpunten en hierover rapporteren aan de projectmanager;

Het verzorgen van projectcorrespondentie naar in- als externe organisaties;

Beheren van een professioneel ingericht projectsecretariaat, mailbox, -dossiers en –archief;

Het opstellen en bijwerken van project overstijgende teaminformatie, zoals o.a.

projectoverzichten, resourcemanagement;

Relatiebeheer fullservicegemeenten (periodiek managementinformatie leveren en statusaanvragen en terugbelnotities uitzetten)

Aanvragen van autorisaties rechten op datamappen en deze regelmatig controleren

 

Jouw profiel

Als projectsecretaris zorg je voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van de overleggen, een goede accurate administratie, monitoring en informatievoorziening, waarbij het kunnen samenwerken met collega project secretarissen van groot belang is.
Je wacht niet op de vraag, je pakt signalen zelf op en vertaalt deze naar acties.

De werkomgeving is dynamisch. Naast zelfstandig een resultaatgerichte werkhouding, wordt verandervermogen, flexibiliteit en omgevingsbewustzijn als vanzelfsprekend aanwezig geacht. Je bent verder stressbestendig, samenwerkingsgezind en gewend om planmatig te werken.

Je bent daarnaast klantgericht en werkt planmatig. Je bent proactief en je bent goed in het prioriteren van werkzaamheden en toont verantwoordelijkheid. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondelinge als schriftelijk.

Eisen

Je hebt een afgeronde MBO- niveau 4

Je hebt minimaal een jaar werkervaring als projectsecretaris;

Minimaal 1 jaar werkervaring binnen de participatiewet

Minimaal 1 jaar werkervaring met projectmatig werken

Aantoonbare kennis van de wet- en regelgeving binnen de energietoeslag

 

Wensen

Ervaring en kennis met het werken in Excel en Word

Minimaal 1 jaar werkervaring met het systeem DIVA

Minimaal 2 jaar werkervaring met administratieve processen opgedaan in de afgelopen 5 jaar

 

 

De afdeling

De afdeling Energietoeslag is naast de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) onderdeel van de afdeling Werk en inkomen (W&I) van de Gemeente Rotterdam. De projectorganisatie is o.a. belast met de uitvoering van de Bijzondere Bijstand Zelfstandigen (BBZ), Tozo en nu sinds kort ook de Energietoeslag.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

  • Geschiktheid Kandidaat Inschrijver verklaart dat de kandidaat geschikt is voor inzet op de opdracht. Hiertoe heeft Inschrijver ten minste: De inhoud van deze uitvraag gelezen en begrepen. Onder de inhoud van deze uitvraag verstaan wij het volgende: het functieprofiel of opdrachtomschrijving behorend bij deze uitvraag; de van toepassing zijnde voorwaarden; Middels passende en realistische selectie- en screeningsinstrumenten de volgende zaken vastgesteld: dat de kandidaat volledig voldoet aan alle in deze uitvraag gestelde eisen; dat inzet van de kandidaat tot een redelijk te verwachten professionele uitvoering van de opdracht en/of vervulling van de functie leidt; dat uit het (arbeids)verleden van de kandidaat geen bezwaren ten aanzien van inzet op de opdracht blijken: Kandidaat is afgelopen 2 jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam. Knock-out Het bovenstaand gestelde betreft een eis (knock-out). Indien de inschrijving niet aantoonbaar voldoet aan deze eis komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking.
  • Curriculum Vitae U dient hier het CV van de kandidaat te uploaden. Het CV dient ter verificatie van het gestelde in de Inschrijving. Vermeld in de Bestandsnaam van het CV de naam van de kandidaat en de naam van u als Inschrijver. Vormvereisten CV: Volledige naam + voorletters kandidaat; Beschikbaar voor x aantal uren vanaf startdatum; Opleiding; Werkervaring; Specifieke kennis; Systeem kennis; Relevante nevenactiviteiten; Gevraagde certificaten + naam instituut + datum behaald; De CV dient opgesteld te zijn in het Nederlands; maximaal 5 A4 enkelzijdig groot. U bevestigt het Curriculum Vitae van de kandidaat te hebben geüpload. Knock-out Het bovenstaand gestelde betreft een eis (knock-out). Indien de inschrijving niet aantoonbaar voldoet aan deze eis komt de Inschrijving niet voor gunning in aanmerking.
  • Vanaf heden is het niet meer nodig om deze documenten te uploaden in Mercell. In plaats daarvan vragen wij u deze documenten wel op te vragen bij de kandidaat en in eigen beheer te houden tot tenminste 12 maanden na afloop van de opdracht inclusief eventuele verlengingen en daarbij vragen wij u akkoord te gaan met onderstaande. Opdrachtnemer gaat akkoord met onderstaande voorwaarden: 1. Opdrachtnemer garandeert dat hij voorafgaand aan de datum waarop de opdracht tot plaatsing van een kandidaat definitief wordt gegund beschikt over:  een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Verklaring informatiegebruik en geheimhouding; een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Integriteits- en geheimhoudingsverklaring; een volledig en correct door de kandidaat ingevulde en ondertekende Verklaring arbeidsverleden; een Verklaring omtrent het gedrag op punten 11, 12 en 13 van de kandidaat, tenzij dit anders is aangegeven in het functieprofiel,  die niet ouder is dan 5 jaar ten opzichte van de datum waarop de opdracht definitief wordt gegund en waaruit geen bezwaren blijken ten aanzien van het inzetten van de kandidaat op de opdracht (VOG). Opdrachtnemer garandeert dat hij ook tijdens de gehele looptijd van de opdracht beschikt over een geldige VOG van de kandidaat; 2. Opdrachtnemer is van rechtswege in verzuim op het moment dat hij de verplichting in het eerste lid niet uiterlijk voorafgaande aan de datum waarop de opdracht tot plaatsing van een kandidaat definitief wordt gegund is nagekomen.  3. De gemeente Rotterdam is gerechtigd om van Opdrachtnemer te verlangen dat hij op eerste verzoek met (de hierboven genoemde) relevante stukken aantoont dat hij de verplichting uit lid 1 (tijdig) is nagekomen. 4. Indien bij Opdrachtnemer het vermoeden bestaat of redelijkerwijs zou moeten bestaan dat hij de verplichting uit het eerste lid niet (tijdig) zal kunnen nakomen, dient hij de gemeente Rotterdam hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen via de algemene mailbox [servicepuntexterneinhuur@rotterdam.nl] met vermelding van de naam van de kandidaat en het specifieke tendernummer. 5. Opdrachtnemer kan zich jegens de gemeente Rotterdam niet op overmacht beroepen terzake de niet nakoming van de verplichtingen uit deze bepaling. 6. Indien Opdrachtnemer één of meerdere van zijn verplichtingen uit deze bepaling niet of niet tijdig nakomt, is hij aansprakelijk voor alle schade die de gemeente Rotterdam daardoor lijdt of nog zal lijden. Onverminderd de rechten die de gemeente Rotterdam heeft op grond van de wet, is hij in dat geval gerechtigd om:   zijn verplichtingen uit de opdracht tot plaatsing van de kandidaat op te schorten en/of de geleden of nog te lijden schade als gevolg van de tekortkoming te verrekenen met (toekomstige) vorderingen die de Opdrachtnemer heeft op de gemeente Rotterdam en/of de kandidaat per direct op non-actief te stellen en/of de Opdracht tot plaatsing van de kandidaat (definitief) te beëindigen.   7. Voorafgaande aan een eventuele plaatsing informeert Opdrachtnemer de kandidaat over de noodzaak om de documenten genoemd in het eerste lid op tijd bij Opdrachtnemer aan te leveren en over de gevolgen (non-actiefstelling en/of beëindiging opdracht tot plaatsing) die de gemeente Rotterdam kan verbinden aan de niet nakoming van deze verplichting.
  • WAADI Indien u tegen vergoeding arbeidskrachten ter beschikking stelt aan de gemeente Rotterdam om onder onze leiding en toezicht arbeid te verrichten, dient uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te blijken dat u dit wettelijk mag doen conform de Wet Allocatie Arbeidskrachten Door Intermediairs (Waadi).  De gemeente checkt dit bij opdrachten onder leiding en toezicht via deze Link naar de KvK Waadi check website. U verklaart dat u bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel WAADI geregistreerd bent.

De Wensen

  • Bent u als u de Opdracht gegund krijgt ook de facturerende partij?
  • Systeemkennis Beschikt de kandidaat over kennis en ervaring met het werken in Excel en Word?
  • Systeemkennis Beschikt de kandidaat over minimaal 1 jaar werkervaring met het systeem DIVA?
  • Werkervaring Beschikt de kandidaat over minimaal 2 jaar werkervaring met administratieve processen opgedaan in de afgelopen 5 jaar?

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox