Gemeente Rotterdam
max €61 per uur
Zuid-Holland
32 uur per week
15 november 2023
31 mei 2024
Waar ben jij van?
Als projectsecretaris bij de afdeling energietoeslag ben jij een belangrijke schakel in het efficient maken van processen en het doorvoeren van verbeteringen. Je draagt bij aan een toegankelijk en rechtmatige uitbetaling van de Energietoeslag voor de Rotterdammers die hem het hardst nodig hebben.
Jouw functie
Als projectsecretaris ondersteun je de (deel)projectleider(s) procesmatig en secretarieel. Samen met de (deel)projectleider bewaak je de voortgang en stuur je op de beheersmaatregelen.
Als projectsecretaris heb je de volgende taken:
Aanbrengen van structuur en orde in informatiestromen van projecten;
Ondersteunen bij het samenstellen van voortgangsrapportages en het rapporteren aan de projectleider;
Organiseren van en deelnemen aan projectvergaderingen (stuurgroep, kernteam, processen en instructies); agendering en verslaglegging
Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten/afgesproken acties;
Signaleren van knelpunten en hierover rapporteren aan de projectmanager;
Het verzorgen van projectcorrespondentie naar in- als externe organisaties;
Beheren van een professioneel ingericht projectsecretariaat, mailbox, -dossiers en –archief;
Het opstellen en bijwerken van project overstijgende teaminformatie, zoals o.a.
projectoverzichten, resourcemanagement;
Relatiebeheer fullservicegemeenten (periodiek managementinformatie leveren en statusaanvragen en terugbelnotities uitzetten)
Aanvragen van autorisaties rechten op datamappen en deze regelmatig controleren
Jouw profiel
Als projectsecretaris zorg je voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van de overleggen, een goede accurate administratie, monitoring en informatievoorziening, waarbij het kunnen samenwerken met collega project secretarissen van groot belang is.
Je wacht niet op de vraag, je pakt signalen zelf op en vertaalt deze naar acties.
De werkomgeving is dynamisch. Naast zelfstandig een resultaatgerichte werkhouding, wordt verandervermogen, flexibiliteit en omgevingsbewustzijn als vanzelfsprekend aanwezig geacht. Je bent verder stressbestendig, samenwerkingsgezind en gewend om planmatig te werken.
Je bent daarnaast klantgericht en werkt planmatig. Je bent proactief en je bent goed in het prioriteren van werkzaamheden en toont verantwoordelijkheid. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondelinge als schriftelijk.
Eisen
Je hebt een afgeronde MBO- niveau 4
Je hebt minimaal een jaar werkervaring als projectsecretaris;
Minimaal 1 jaar werkervaring binnen de participatiewet
Minimaal 1 jaar werkervaring met projectmatig werken
Aantoonbare kennis van de wet- en regelgeving binnen de energietoeslag
Wensen
Ervaring en kennis met het werken in Excel en Word
Minimaal 1 jaar werkervaring met het systeem DIVA
Minimaal 2 jaar werkervaring met administratieve processen opgedaan in de afgelopen 5 jaar
De afdeling
De afdeling Energietoeslag is naast de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) onderdeel van de afdeling Werk en inkomen (W&I) van de Gemeente Rotterdam. De projectorganisatie is o.a. belast met de uitvoering van de Bijzondere Bijstand Zelfstandigen (BBZ), Tozo en nu sinds kort ook de Energietoeslag.
Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.
Zo werkt onze dienstverlening
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox