Projectondersteuner Duurzaamheid

Jouw functie

Binnen het team Gebouwde en Groene Omgeving (GGO) van de afdeling Duurzaamheid is plaats voor een enthousiaste projectondersteuner.

In het team GGO loopt een veelheid van projecten op het gebied van verduurzamen van de bestaande woningvoorraad en het helpen van bewoners, zoals energiebesparing, faciliteren van initiatieven, steunen van VvE’s enz. Daarnaast is er de inzet van een verscheidenheid van instrumenten zoals leningen, subsidies, etc. Daarbij is er veelvuldig contact met woningcorporaties en andere stedelijke partners. En zeker ook met afdelingen binnen de gemeente, zoals Bouw- en Woningtoezicht. Jij ondersteunt de opgavemanager, maar voornamelijk de programmamanagers en de adviseurs binnen het team.

Als projectondersteuner ben je de spin in het web in het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. de projectondersteuning en je bent verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is en blijft. Je rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van (het nakomen van) afspraken zowel binnen het team als daarbuiten met bijvoorbeeld woningcorporaties, energiecoöperaties en andere afdelingen. Daarnaast organiseer je bijeenkomsten met interne en externe partners en lever je een bijdrage aan de beantwoording van bewonersvragen.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit het volgende:

Bespreekpunten ophalen, opstellen van en tijdig verzenden van agenda’s en stukken.

Het notuleren van (complexe) overleggen binnen het team.

Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken.

Het opstellen en actualiseren van een projectadministratie inclusief de mijlpalen.

Archiveren en procesdocumentatie.

Bijhouden van de lessen die tijdens de projecten worden opgedaan.

Beantwoorden en analyseren van vragen over het verduurzamen van gebouwen, bijvoorbeeld van bewoners.

Het voorbereiden van notities, brieven en besluiten.

Kwaliteitstoetsing en -correctie en definitief maken van concept stukken.

Jouw profiel

We zoeken een enthousiaste projectondersteuner die goed aanvoelt (maar ook vraagt) wat de prioriteiten zijn en wat nodig is in de functie. Je kan zowel zelfstandig werken als in teamverband. Je bent gewend om te werken aan complexe dossiers en je bent een kei in prioriteren door het overzicht te bewaken in je werk. Daarnaast ben je in staat om snel te schakelen. Een spoedvraag die binnenkomt pak je adequaat en correct op. Door jouw proactieve werkhouding weet je de opgavemanager, programmamanagers en de adviseurs te ontzorgen. Je ziet snel wat er moet gebeuren en denkt mee over mogelijke verbeterprocessen. Jij bent een aanpakker die ziet wat er nodig is en voegt de daad bij het woord. Je beschikt over een vlotte pen en je bent communicatief vaardig in woord en geschrift. Tot slot heb je affiniteit met duurzaamheid en ben je eager en bevlogen in je werk.