Projectmedewerker archief

Opdrachtomschrijving

Wij zijn op zoek naar een tijdelijke kracht voor de gemeente Zoeterwoude die zich projectmatig bezighoudt met het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. Zoeterwoude zoekt iemand met de juiste slagkracht en ervaring die ervoor zorgt dat het bestaande archief zorgvuldig en volledig kan worden overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats.

Samen met de afdelingscoördinator zorg je ervoor dat het archief in goede, geordende en toegankelijke staat wordt overgebracht. Als Senior Medewerker DIV houd je je bezig met de overdracht van het archief, zowel fysiek als digitaal binnen het zaaksysteem JOIN. Je bent verantwoordelijk voor het gehele traject: van voorbereiding en bewerking tot en met de daadwerkelijke overdracht.

Binnen deze verantwoordelijkheid stel je een Archiefbewerkingsplan (ABP) op als leidraad voor de uitvoering van de werkzaamheden. Daarnaast draag je zorg voor het opstellen van de formele documenten die bij de overbrenging horen, waaronder een Akte van Overbrenging en een Verklaring van Overbrenging. Voor archiefbescheiden die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, stel je een Proces-Verbaal van Vernietiging op.

Alle te archiveren dossiers worden door jou inhoudelijk bewerkt conform de geldende archiefwet- en regelgeving. Tevens zorg je ervoor dat de dossiers fysiek gereed worden gemaakt voor duurzame opslag, waaronder het gebruik van geschikte archiefomslagen en het inbinden met keperband. Daarnaast zorg je voor een volledige en correcte beschrijving van alle dossiers in een gestructureerd CSV-bestand, ten behoeve van een zorgvuldige overdracht en toekomstige raadpleegbaarheid.

Het betreft een opdracht die al enkele jaren loopt en vraagt om een concrete afronding van de werkzaamheden binnen een termijn van ongeveer anderhalf jaar.

Om deze functie goed uit te kunnen voeren is het belangrijk dat je beschikt over ruime ervaring met werken binnen gemeenten en het vakgebied DIV. Kennis van het zaaksysteem JOIN is een vereiste.

Je bent een aanpakker, slagvaardig en communicatief sterk. Je bent in staat om zelfstandig te werken en planmatig te opereren. Je voert de opdracht zelfstandig uit; er is geen directe collega binnen deze rol. De werkzaamheden vinden plaats onder verantwoordelijkheid van het Cluster Bedrijfsvoering. De reguliere IBA-werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van het team IBA van de regiogemeente Leiden.