Doorontwikkeling cluster administratie team HRM gemeente Hengelo
De gemeente Hengelo is volop in (door)ontwikkeling. En bij deze doorontwikkeling speelt het team HRM een belangrijke rol. Of het nu gaat om bijvoorbeeld de wendbare organisatie die wij willen zijn, het verstevigen van leiderschap, medewerkersbetrokkenheid ……. vanuit meerdere invalshoeken (beleid, advies en administratie) werkt het doen en laten van team HRM door tot in de haarvaten van onze organisatie. Het is dan ook niet voor niets dat in het traject Hengelo’s Werken (de visie op de manier waarop we wij willen werken) ook de optimalisering van de HR processen centraal staat.

Wat geldt voor team HRM in de breedste zin van het woord, geldt in het bijzonder ook voor het cluster administratie, bestaande uit de salaris- (SA) en personeelsadministratie (PA). Met een optimaal ingerichte en vormgegeven dienstverlening vanuit dit cluster worden de ingrediënten aangereikt waarmee de klant zijn werk kan doen. Uiteraard is de basis hiervoor een kwalitatief goed ingerichte (digitale) administratie.

Onder ‘optimaal’ wordt in dit kader verstaan een dienstverlening:

die snel is
die betrouwbaar is
die is afgestemd op de behoefte van de interne klant
die efficiënt en waar mogelijk digitaal is ingericht (digitaal, tenzij ……)

Als ‘klant’ worden gezien:

de collega’s binnen het team HRM
de leidinggevenden (managementinfo)
de medewerkers

In deze opdracht staat de doorontwikkeling van deze dienstverlening vanuit het cluster administratie centraal. De focus ligt daarbij in eerste instantie op de PA. Nadrukkelijk willen we behouden wat goed is en vanuit deze aanwezige basis de interne dienstverlening verder ontwikkelen. Overigens dient bij deze doorontwikkeling ook nadrukkelijk aandacht te zijn voor de professionele doorontwikkeling van onze medewerkers binnen het cluster.

Nadere duiding van de problemen die we willen oplossen:

Niet altijd is duidelijk waar het cluster administratie van is. Met welke vraag kan de klant waar terecht? Hoe en waar kunnen de eerstelijns contacten het beste georganiseerd worden?
Er wordt binnen het cluster niet altijd uniform en consequent gehandeld bij een zelfde type dienstverlening. Serviceformules ontbreken!
Optimaliseren/digitaliseren van de werkprocessen staat al langer op de agenda, er zijn zeker stappen gezet, maar nog altijd moeten er een aantal aangepast en (efficiënt) ingericht worden in de applicaties als Youforce, Flex Benefits en Verzuimmanager.
De vraag is – met inachtneming van het voorgaande - of er sprake is van een voldoende evenwichtige taak- en rolverdeling binnen het cluster. En van hieruit hoe de aanwezige formatie zich hiertoe verhoudt.
T.a.v. Youforce, Beaufort, verzuim, W&S zijn er nieuwe digitale ontwikkelingen a.s. die om een strakke regie en coördinatie vragen als het gaat om de implementatie.
Waar kunnen medewerkers geholpen en ondersteund worden in hun professionele doorontwikkeling, houding en gedrag en organisatie van het werk?

Bovenstaande punten zijn op hoofdlijnen te vertalen in de volgende acties:

Er dient een antwoord te komen op de vraag ‘waar zijn wij van’ met een vertaling naar 1^elijns contacten (servicepunt) en 2^e/3^elijns contacten en serviceformules.
Optimaliseren van bestaande werkprocessen en implementeren nieuwe ontwikkelingen.
Helder krijgen van de taak- en rolverdeling met passende formatie.
Formuleren en uitvoeren van een persoonlijk ontwikkelplan per medewerker.

De opdracht start met een korte scan van de huidige situatie op bovengenoemde onderdelen.
Vervolgens moeten er concrete acties worden geformuleerd samengevat in een implementatieplan.

Uiteraard is het van belang om bij de uitvoering van de opdracht in verbinding te gaan en blijven met de klanten.

Resultaten
Een advies aan de afdelingsmanager Organisatie & Services over het toekomstbestendig inrichten van het cluster administratie - meer specifiek de PA - inclusief een implementatieplan.

Planning: begin oktober 2020 afgerond.
Vanaf oktober 2020 – eind 2020 dient de uitvoering vorm en inhoud te krijgen. M.a.w. verbeteracties worden uitgevoerd.

Gevraagd: projectleider toekomstbestendige inrichting PA administratie

24-32 uur per week

Periode opdracht
September 2020 tot 31 december 2020 (optie tot verlenging)

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

Projectleider optimalisatie doorontwikkeling personeels- en salarisadministratie

De opdrachtomschrijving

De Eisen

De Wensen

Interesse in deze opdracht?

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Mis geen kans, word gratis lid