Projectleider inkooprechtmatigheid en contractbeheer

De Gemeente Heerenveen wil voor in eerste instantie de periode 15 september 2025 t/m 31 december 2025 (28–32 uur per week) een ervaren projectleider inhuren die leiding geeft aan het oplossen van acute inkooponrechtmatigheden en het opstellen én in gang zetten van een plan van aanpak om toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen.
Belangrijke onderdelen zijn het invoeren van contractmanagement, het versterken van de inkoop- en contractmanagementprocessen, het creëren van draagvlak, het doorbreken van patronen en het meenemen van de organisatie en het bestuur in deze verbetering.

 

Aanleiding

In het kader van organisatieontwikkeling zijn onrechtmatigheden in de inkoopprocessen zichtbaar geworden. Naast de in de jaarrekening 2024 geconstateerde onrechtmatigheid dreigt ook in 2025 en 2026 een verhoogd risico.
Het college wil:

• de huidige situatie spoedig corrigeren;
• structureel borgen van rechtmatige inkoop en contractmanagement;
• daarbij gedrags- en cultuurverandering realiseren met betrekking tot de inkoop en aanbestedingsprocessen.

Een aantal reeds ingezette danwel voorgenomen beheersmaatregelen zijn:

• hogere frequentie van spendanalyses (met functiescheiding en versterkte VIC-rol);
• vooraf bestuurlijk besluit bij onvermijdelijke onrechtmatigheid;
• versterking inkoopkennis en naleving aanbestedingsregels;
• implementeren en versterken contractadministratie en -beheer

 

De opdracht

Een onderzoek en analyse naar de oorzaak van de ontstane onrechtmatigheid heeft plaatsgevonden door een extern onderzoeksbureau. Binnenkort wordt de rapportage met aanbevelingen opgeleverd. De aanbevelingen uit de rapportage krijgen een plek in dit project. 

De opdrachtnemer levert gedurende de opdrachtperiode de volgende resultaten op:

1. Plan van Aanpak
   • Uitgewerkt PVA met concrete maatregelen, mijlpalen en acties voor structurele borging van rechtmatige inkoop.
   • Fundering voor een contractmanagementproces met tijdige signalering van risico's.
2. Implementatie & Cultuur
   • Begeleiding bij invoering van procesafspraken en interne controles.
   • Organiseren van sessies gericht op houding, gedrag, draagvlak en het doorbreken van patronen.
3. Stakeholdermanagement
   • Actieve en transparante communicatie met college van B&W, portefeuillehouder en organisatie.
4. Afronding
   • Eindrapportage met behaalde resultaten en aanbevelingen voor borging.

Indien na oplevering van het plan van aanpak blijkt dat implementatie en verdere uitvoering binnen de organisatie aanvullende begeleiding en sturing vereist, kan de opdracht worden verlengd zodat de projectleider óók verantwoordelijk wordt voor de implementatie van het plan van aanpak en de borging van de duurzame projectresultaten.

Verantwoordelijkheden

Het college van Burgemeester en Wethouders is de bestuurlijke opdrachtgever. Zij besluit over het plan van aanpak en neemt het eindresultaat in ontvangst.

De Concerncontroller en de concerndirecteur hebben de bestuurlijk/ambtelijke opdrachtgeversrol namens het college. Zij vertegenwoordigen het college, stellen kaders vast, bewaken budget, nemen besluiten binnen mandaat.

De teammanager van het team Juridische Zaken en Inkoop is de gedelegeerd opdrachtnemer én gedelegeerd opdrachtgever voor de projectleider. Zij is het eerste aanspreekpunt voor de projectleider, bewaakt voortgang, schakelt bij risico’s en escaleert indien nodig. De projectleider is uitvoerende opdrachtnemer en realiseert de afgesproken resultaten binnen afgesproken scope, tijd en middelen. 

De projectleider is verantwoordelijk voor het inhoudelijk en procesmatig leiden van het project om zowel de acute inkooponrechtmatigheid te herstellen als een duurzaam verbeterplan te realiseren voor rechtmatigheid inkoop en contractmanagement. De verantwoordelijkheden omvatten:

1. Ontwikkelen en opleveren van Plan van Aanpak (PVA)

• Opstellen van een concreet, uitvoerbaar PVA met maatregelen, interventies, mijlpalen en verantwoordelijkheden, benodigde personele capaciteit en financiële middelen.
• Zorgen dat het plan bestuurlijk wordt vastgesteld en uitvoering in gang wordt gezet binnen de opdrachtperiode.

2. Begeleiden en coördineren project

• Het instellen van een projectteam en het coördineren en aanjagen van de projectwerkzaamheden.
• Afstemmen en samenwerken met relevante stakeholders.

3. Stakeholdermanagement en communicatie

• Fungeren als aanspreekpunt voor college van B&W en portefeuillehouder over voortgang, risico’s en beslispunten.
• Transparant rapporteren over voortgang, knelpunten en behaalde resultaten aan directie en bestuur.
• Breed informeren en betrekken van de organisatie, zodat begrip, draagvlak en eigenaarschap worden vergroot.

4. Borging en overdracht

• Opleveren van een eindrapportage met:
  • overzicht gerealiseerde herstelmaatregelen;
  • vastgesteld plan van aanpak en status implementatie;
  • advies over structurele borging.
• Zorgen voor een overdracht die de gemeente in staat stelt zelfstandig de verbetercyclus voort te zetten.

De kandidaat is inzetbaar vanaf 15 september 2025 tot en met 31 december 2025 voor 28-32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met maximaal 4 x 6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend. De gesprekken vinden plaats op de ochtend van 8 september. Wij vragen je daar rekening mee te houden.