De Hogeschool van Amsterdam voert het programma Plannen & Roosteren uit, gericht op de structurele verbetering van de onderwijslogistiek. Het doel van het traject is de invoering van een toekomstbestendig en HvA-breed plannings- en roosterproces, ondersteund door een nieuw Rooster Informatie Systeem. Daarmee wil de hogeschool de efficiëntie en voorspelbaarheid vergroten en de tevredenheid van studenten en docenten verbeteren. De ambitie is dat roosters in één keer goed worden opgeleverd, dat het aantal wijzigingen afneemt en dat de beschikbare ruimtes optimaal worden benut.
Het programma richt zich op:
- invoering van een HvA-brede werkwijze voor plannen en roosteren;
- implementatie van een nieuw systeemlandschap;
- verbetering van samenwerking, sturing en voorspelbaarheid.
2. Doel van de opdracht
Het doel van de opdracht is het professioneel ondersteunen van het programma Plannen & Roosteren door het aanbrengen van structuur, overzicht en beheersing in projectinformatie, planning, besluitvorming en rapportage.
De PMO ondersteunt het kernteam en projectleiding in het realiseren van een voorspelbare en beheersbare uitvoering van het programma.
3. Resultaten / Deliverables
De opdracht leidt tot de volgende concrete resultaten:
1. Ingerichte en onderhouden projectdocumentatie
Een consistente, toegankelijke en actuele projectdocumentatiestructuur.
2. Geactualiseerde projectplanning en voortgangsoverzicht
Inzicht in mijlpalen, afhankelijkheden en voortgang van deeltrajecten.
3. Ondersteunde governance en besluitvorming
Goed voorbereide overleggen, vastgelegde besluiten en actiebeheer.
4. Periodieke voortgangs- en verantwoordingsrapportages
Rapportages richting stuurgroep en medezeggenschap (o.a. CMR).
5. Financieel overzicht en budgetbewaking
Actueel inzicht in begroting en realisatie.
6. Effectieve organisatie van projectoverleggen
Structuur en ondersteuning van meerdere teams en stakeholders.
4. Rol en werkzaamheden
De Project Management Ondersteuner (PMO) ondersteunt het verandertraject en zorgt voor structuur, samenhang en beheersing.
De werkzaamheden omvatten onder andere:
- adviseren over en inrichten van projectdocumentatie;
- bijhouden, structureren en reviewen van documentatie;
- fungeren als centraal informatiepunt binnen het programma;
- opstellen en onderhouden van projectplanning;
- organiseren en voorbereiden van projectoverleggen (meerdere teams);
- vastleggen van acties, besluiten en voortgang;
- bewaken van mijlpalen, deadlines en afhankelijkheden;
- opstellen van voortgangs- en verantwoordingsrapportages;
- ondersteunen bij budgetbewaking en financieel overzicht.
De functie is hybride uit te voeren.