Programmasecretaris-nwp

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris Nationaal Waterprogramma

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland

Opdrachtomschrijving:
Als programmasecretaris maak je deel uit van het RWS kernteam. De dagelijkse taken van een programmasecretaris zijn divers en omvatten onder andere het opstellen van programmadocumentatie, het bijhouden van vergaderschema's en het coördineren van communicatie tussen verschillende teamleden en externe partners.

Jouw belangrijkste taak is om in samenwerking met de programmamanager/plaatsvervanger de belangrijkste besluitvormings- en afstem overleggen van het Nationaal Waterprogramma te verzorgen: de RWS stuurgroep NWP, het RWS kernteamoverleg, het gezamenlijk kernteamoverleg in samenwerking met de DGWB-collega. Dat betekent dat je:
o zorgt dat de benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn én de kwaliteit daarvan bewaakt, inclusief de benodigde afstemming;
o de planning van deze overleggen actueel houdt;
o actielijsten voor deze overleggen bijhoudt;
o zorgt voor de verslaglegging en archivering;
o actueel houden van de programmabeheersingsdocumenten, te weten planning, resultatenmonitor, risicoregister en besluitenregister;
o om het programma intern RWS op de kaart te zetten draag jij in afstemming met de
omgevingsmanager de verantwoordelijkheid over een actuele webpagina en het regelmatig uitbrengen van een nieuwsbrief.

De programmasecretaris voert zelfstandig taken uit op het vlak van programmabeheersing, waaronder het bijhouden van een besluitenregister, een planning, een meerjarenbegroting, een resultatenmonitor, een issuelijst en een risicoregister. Stuurgroep vergaderingen en kernteamvergaderingen voorbereiden en begeleiden. De programmasecretaris is verantwoordelijk voor het beleggen en begeleiden van verschillende sessies zowel in de regio’s als bij het LEF om inhoud op te halen voor het NWP.

Daarnaast pak je in ieder geval de volgende taken op:
- Je bent in staat en vindt het leuk en uitdagend om opdrachten voor de markt voor te bereiden en deze te begeleiden;
- Je bent inhoudelijk en/of politiek-bestuurlijk sparringpartner voor de programmamanager/plaatsvervanger en de overige leden van het RWS kernteam;
- Je vindt het niet erg om bij te springen op andere vlakken als daar aanleiding voor is.

Er is bestuurlijke en politieke aandacht voor het NWP. Met jouw vermogen om snel en gemakkelijk dossiers te doorgronden, procesinzicht, flexibiliteit en verantwoordelijkheidsgevoel vervul je in het team een centrale rol als rechterhand van de programmamanager en sparringpartner voor andere teamleden.

Resultaat opdracht:
Volwaardige invulling van de secretarisrol met de daarbij behorende producten, zoals hierboven beschreven.

Leiding en toezicht:
Ja

Meest essentiële competenties:
Wij zoeken een programmasecretaris die communicatief sterk is, goed kan organiseren, zelfstandig kan werken en tegelijk flexibel is. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en activiteiten en weet prioriteiten te stellen. Je voelt je thuis in een veelzijdige rol met veel verantwoordelijkheid en vindt het leuk om samen te werken met uiteenlopende interne en externe partners. Organisatie sensitiviteit en politiek bestuurlijke gevoeligheid zijn daarbij onontbeerlijk.

• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).