Programmamanager Implementatiefase

Functieomschrijving
We vragen jou als programmamanager voor de Implementatiefase om dit complexe traject op een ondernemende en resultaatgerichte manier te laten slagen. Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden zijn hierbij onmisbaar. De programmamanager creëert draagvlak binnen de organisatie, werkt projectmatig, heeft oog voor processen en heeft ervaring met het implementeren van SaaS-oplossingen bij de gemeentelijke overheid.

Werkzaamheden
- Verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen het programma;
- Aansturen van de programmaorganisatie inclusief de toekomstige implementatie- beheer partner;
- Bewaken en sturen op planning, volledigheid en kwaliteit van de op te leveren producten binnen deze fase;
- Rapporteren aan de stuurgroep;
- Opstellen en bijstellen van programmadocumenten met specificaties ten aanzien van tijd, bemensing, risico's, budget en kwaliteit. Dit in overeenstemming met de opdracht van de (gedelegeerd) opdrachtgever;
- Opstellen van documenten benodigd voor bestuurlijke besluitvorming;
- Adviseren aan de (gedelegeerd) opdrachtgever;
- Inhoudelijk toelichten van het programma, de programmaresultaten en consequenties;
- Het actief beïnvloeden van actoren in de omgeving van het programma en deze op één lijn brengen;
- Informeren en betrekken van alle stakeholders binnen de organisatie.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/

De opdrachtgever(s)
De directie Financiën en Inkoop (FI) van de gemeente Amsterdam heeft als ambitie haar diensten aan de gemeentelijke organisatie en de Amsterdamse burgers en bedrijven te verbeteren en zich voor te bereiden op de toekomst door te werken aan excellente advisering, ondersteund door een excellente financiële administratie.
Om verdergaande professionalisering van de financiële processen en producten en de integratie met de inkoopprocessen mogelijk te maken, heeft gemeente Amsterdam na een fase van marktverkenning en marktconsultatie een Financieel Management en Inkoop Systeem (FMIS) aanbesteed. Voor de implementatiefase zoeken wij een programmamanager.

De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, zeven stadsdeelorganisaties en Bestuur en Organisatie. De clusters bestaan uit directies die expertise hebben op een specifiek terrein, bijvoorbeeld Personeel en Organisatie, Handhaving en Toezicht, Belastingen en Wonen. Het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en de stadsdeelbesturen vormen samen het bestuur van de gemeente.

Het cluster Interne Dienstverlening is één van de vijf clusters binnen de gemeentelijke organisatie. In het cluster Interne Dienstverlening vindt ondersteuning van de bedrijfsvoering plaats. De financiële en inkoop ondersteunende bedrijfsvoeringfuncties zijn samengebracht in de directie Financiën en Inkoop. Deze directie verantwoordelijk voor het financiële beheer van de gemeente Amsterdam, bewaakt de doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen en verzorgt de financiële informatievoorziening.

Het programma FMIS
De gemeente Amsterdam heeft de ambitie om haar dienstverlening op het gebied van financiën en inkoop een kwaliteitsimpuls te geven. Een impuls die bestaat uit het intensiveren van het automatiseringsgraad van zowel de financiële- als de inkoopprocessen van de gemeente. Deze ambitie is verwoord in de doelstelling om het financieel management en inkoop systeem (FMIS) dusdanig in te richten dat het gebruiksgemak voor gebruikers in de stad zoals budgethouders, prestatieverklaarders en bestellers toeneemt en de achterliggende processen zoveel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd verlopen. Zo wordt ook de datakwaliteit van financiële- en de inkoopgegevens verbeterd met als resultaat dat ook de kwaliteit van rapportages toeneemt en op eenvoudiger wijze ontsloten kunnen worden

Hiervoor heeft de gemeente in het eerste kwartaal een aanbesteding uitgezet om een nieuw (cloud-) systeem aan te schaffen. Deze aanbesteding is afgerond en de gemeente zal de komen jaren gebruik gaan maken van SAP S4HANA en SAP Ariba. Op dit moment loopt de aanbesteding voor de partner die dit pakket bij de gemeente gaat implementeren en na implementatie ook gaat beheren. Deze aanbesteding zal in het derde kwartaal 2022 worden gegund, zodat het daadwerkelijke implementatietraject per september 2022 kan starten.
Als programmamanager voor de Implementatiefase kom je te werken in een dynamisch programma waar nu al meer dan 100 collega's bij zijn betrokken. Je hebt een programmateam tot jouw beschikking en je werkt nauw samen met de implementatie- en beheerpartner , de coördinator van de onderliggende projectgroepen en IV-projectleider. Dit programma heeft als doel de financiële functie toekomstbestendig te maken zodat de gemeente Amsterdam kan leveren wat de groei van de stad vraagt.